Skapa Venndiagram i Powerpoint

Patrick undrade på en kurs om man kan göra ett Venndiagram i Powerpoint. Jag måste erkänna att jag aldrig hört talas om Venndiagram trots att jag arbetat 30 år med diagram i Office. Du hittar heller inte diagramtypen bland de vanliga diagrammen i Office, men det finns fyra olika varianter som SmartArt grafik. På Infogafliken finns SmartArt. Till vänster väljer du Relation och scrollar längst ner bland grafiken.

Venndiagram i Powerpoint

Ett Venndiagram används för att illustrera överlappande eller sammankopplade relationer. Likheterna representeras av de cirkeldelar som överlappar varandra, och olikheter av de cirkeldelar som inte överlappar varandra. I bilden nedan visas det japanska konceptet Ikigai, som beskriver ”Din anledning till att vara”.

Venndiagram i Powerpoint-2

När du arbetar med SmartArt poppar en ny flik upp som heter SmartArt-verktyg. Längst till vänster finns Lägg till figur/form, som jag använt för att få en fjärde cirkel. Jag har använt Ändra färger och skapat texten med att Infoga olika textrutor. Pilarna är ritade med figurer eller former som de numera kallas i Office 365.

 

Posted in Office 365, Powerpoint | Tagged , , , , | Leave a comment

Returnera sista cellens värde i en kolumn

I ett tidigare inlägg skrev jag hur du kan returnera det sist inskrivna talet i kolumn A till cell C3. Formeln i cell C3 är =INDEX(A:A;ANTAL(A:A))

Emelie undrar vilken formel hon ska använda om det inte är tal utan en text, t.ex. namn. Emelie behöver då bara byta ut funktionen ANTAL till ANTALV, som returnerar det sista värdet dvs. även text.

Formeln i cell C3 enligt mitt exempel blir då =INDEX(A:A;ANTALV(A:A)) se bilden nedan.

Returnera sista cellens text i en kolumn

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment

Spännande nyheter i Excel

Microsoft lanserar inom kort ett antal nyheter i Excel som för en Excelspecialist är rena rama julafton. Nyheterna gäller för Excel 365 och nya Excel 2019.

Excel-AI-image-3

 

 

Nu kan du med en Androidtelefon infoga data från en bild. Till exempel från en tidning, tidskrift eller vilken textyta som helst och snyggt och prydligt placera den i rader och kolumner i ett kalkylblad. Excelappen eliminerar därmed manuell inmatning. Det kallar jag innovation.

 

 

 

Ideas är en AI-driven service som rekommenderar intelligenta förslag för att identifiera trender, mönster och avvikande värden i en datamängd. Ideas kommer att göra det mycket enklare för användare att göra olika slags analyser.

Kalkylera lättare med dynamiska matrisformler. Exempel på nya funktioner är Filter, Unique, Sort, Sortby, Sequence, Single och Randarray.

Excel-AI-image-4

 

Nya datatyper är Aktier och Geografi. Genom att klicka på ett land i en lista får du upp mängder av information typ regioner, städer, invånarantal etc.

De gamla välkända funktionerna VLookup(Letarad), HLookup(Letakolumn) samt Match(Passa) som används mycket bland användare, har förbättrats och blivit mycket snabbare, för att bättre fungera med stora datamängder.

 

Posted in Excel, Office 2019, Office 365 | Tagged , , | Leave a comment

Office 365 versus Office

För närvarande finns det flera olika Officeversioner ute på företag och organisationer. Det tycks råda en viss begreppsförvirring över alla dessa versioner, eftersom det även finns Office 365. Och Microsoft har ju inte varit direkt övertydlig i att förklara skillnaderna. Så vad är egentligen skillnaden?

I mitt arbete ser jag att många fortfarande har kvar Office 2010. En hel del har uppgraderat till utmärkta Office 2013, en del har Office 2016 och nu får många fundera på om man ska uppgradera till Office 2019 som snart lanseras. Gemensamt för dessa är att man köper programvaran som en engångskostnad och de uppdateras inte med nyheter.

Office 365 versus Office

Office 365 är en prenumerationstjänst som du betalar månadsvis. Ett företag och en organisation kan när som helst köpa till eller ta bort prenumerationer beroende på behov. De olika programmen eller apparna om man så vill, uppdateras ständigt med spännande nyheter. Företag och organisationer får en betydligt bättre koll på mjukvarukostnader och IT-avdelningar avlastas.

Med följer också en mängd olika appar som Sway, Yammer, Planner, Sharepoint, Delve med flera beroende på om du har Office 365 Home eller Office 365 Premium. Gemensamt är att alla dessa appar körs i molnet. Du får också en Terrabyte lagringsutrymme med OneDrive. En del funktioner i Officeprogrammen är helt beroende av molnet. Exempel på det är Diktera i Word, 3D-kartor i Excel och Designidéer i Powerpoint.

Microsofts strategi är tydlig. De vill att fler och fler ska övergå till Office 365, som utan tvekan ger slutanvändarna ett mervärde samtidigt som Microsofts cashflow ökar väsentligt.

 

Posted in Office 2013, Office 2016, Office 365 | Leave a comment

Dynamiska förklaringsetiketter i linjediagram

När du skapar ett standardlinjediagram i Excel kan det bli knepigt och tidsödande att tolka linjerna om du har mer än två serier i ditt linjediagram. Presenterar du denna typ av diagram till en publik eller till dina medarbetare gör du dem en otjänst. Tyvärr ser jag det också ofta i olika publikationer och dagstidningar. Se t.ex. på diagrammet i bilden nedan.

Dynamisk förklaringstext i linjediagram

 

Ögat måste hela tiden pendla mellan linjerna och förklaringstexten nederst i diagrammet.

 

Dynamisk förklaringstext i linjediagram-2

 

Du kan förbättra diagrammet genom att lägga förklaringsetiketterna till höger. Markera förklaringsrutan, högerklicka och välj Formatera förklaring. Men trots det kan det bli svårt att avläsa om du har fem, sex eller fler serier.

Tänk om det fanns ett sätt i Excel att placera förklaringsetiketten till höger om linjen och att den även förflyttar sig allteftersom du uppdaterar och skriver in nya data. Som ofta i Excel kan du lösa detta genom att skriva en smart formel. Kolla in bilden nedan.

Dynamisk förklaringstext i linjediagram-3

 

Se först till att du har all data in en tabell. I linjediagrammet vill vi visa utfallet i förhållande till budget under ett antal månader, och detta representeras av kolumnerna A till D.

Kolumnerna E och F kommer att visa förklaringsetiketten dynamiskt, dvs. den kommer att förflytta sig när nya data skrivs in i kolumn D.

 

 

Den eleganta formeln i cell E2 är följande: =OM(OCH(C3=””;C2<>””);[@Budget];SAKNAS())

Två villkor måste uppfyllas i den logiska testen. Först måste C3 vara tom och sedan måste C2 inte vara tom för att formeln ska returnera Sant. I annat fall returneras #SAKNAS!
I bilden ses resultatet tydligast i cell F11. [@Budget] är en strukturerad cellreferens eftersom det är en tabell. Den kommer per automatik när du klickar in cell C1 när du skriver formeln.

Formeln i cell F2 blir följande när du kopierat den från cell E2. =OM(OCH(D3=””;D2<>””);[@Utfall];SAKNAS())

Dynamisk förklaringstext i linjediagram-4

 

Infogar du nu ett linjediagram utifrån tabellen och placerar förklaringsrutan till höger, ser det ut som bilden visar.

 

Nu återstår det finurliga och trixiga att få budget- och utfallsetiketterna att visas till höger om linjerna. Markera hela diagramytan och högst upp under Diagramverktyg finns fliken Format.

Dynamisk förklaringstext i linjediagram-5

 

Längst till vänster finns en dropdown-list och här väljer du Serie ”Budget 2”. Nu markeras kolumn E.

 

 

 

 

Välj sedan plustecknet som visar Diagramelement och lägg muspekaren över Dataetiketter som ger dig möjlighet att välja Höger. Bra alternativ är även Över och Under och nu visas talet 260 till höger om budgetlinjen.

Dynamisk förklaringstext i linjediagram-6

 

Gör sedan på samma sätt med Serie ”Utfall 2” och skriver du nu in nya data i utfallskolumn D expanderar linjen med förklaringsetiketten.

Dynamisk förklaringstext i linjediagram-7

 

Posted in Excel, Office 365 | Tagged , , , | Leave a comment

Uppdatera pivottabell från csv-filer med Power Query

Dagens moderna Excel kan hämta information samtidigt från flera filer i en mapp. Du behöver endast uppdatera frågan så läses nya aktuella data in i arbetsboken. Låt säga att du har försäljningsdata, statistiska data eller som i detta fall aktiekurser som ständigt behöver uppdateras i en pivottabell med pivotdiagram. Då behöver du endast kopiera de nya filerna till en mapp, så ordnar Excel resten.

Uppdatera pivottabell från csv-filer

 

I exemplet nedan finns två csv-filer (kommaseparerade) med Microsofts aktiekurser. Välj fliken Data, Hämta data, Från fil, Från mapp och leta upp sökvägen till aktuell mapp.

 

 

 

Till att börja med hämtas två csv-filer med Msft aktiekurser från 2015 och 2016.

Uppdatera pivottabell från csv-filer-2

 

 

 

När filerna lästs in klickar du på Redigera och nu startas Power Query editorn.

Uppdatera pivottabell från csv-filer-3

 

Klicka sedan på den lilla ikonen med dubbelpilarna vid Content. Den här försynta, lilla ikonen kombinerar filerna i listan och utför en del annat.

Uppdatera pivottabell från csv-filer-4

Resultatet visas bredvid med genomsnitts-kursen i dollar per kvartal från csv-filerna.  Välj sedan Stäng och läs in.

 

Uppdatera pivottabell från csv-filer-5

 

Det inlästa resultatet i arbetsboken med pivottabell till höger och ett pivotdiagram nederst.

 

 

 

Nu är alla stegen klara i datamodellen som kommer att spara mycket tid framöver. Nu kan du kopiera in nya filer till mappen och uppdatera via datafliken. Det har ingen betydelse om filerna innehåller årsvis, kvartalsvis eller månadsvis data.

I bilden nedan har nya data för 2017 och 2018 lästs in. Pivottabellen och pivotdiagrammet visar Microsoftsaktiens starka utveckling de senaste åren och som du ser kan du även läsa in data månadsvis.

Uppdatera pivottabell från csv-filer-6

Posted in Excel, Office 365 | Tagged , , , , | Leave a comment

Smileys och emojis i Outlook och Word

Du ser dom ibland och kanske använder dom själv, i e-postmeddelande i Outlook, på sociala medier också förstås i mobiltelefoner. Humörsymbolerna är populära att använda och det började med att man kombinerade olika skrifttecken. Ett kolon, ett bindestreck och en högerparentes ger en klassisk smiley. Smileys och emojis-1

Smileys och emojis

Kortkommandona på tangentbordet gäller för samtliga program i Office och hanteras av Autokorrigering, som du i Word hittar under Arkiv, Alternativ, Språkkontroll och Alternativ för Autokorrigering.

 

Men numera är den svartvita smileyn i Office ersatt av den bildbaserade varianten emoji, som kommer med teckensnittet Segoe UI Emoji. Du finner teckensnittet i menyn Infoga, Symbol. Av förståeliga skäl har Outlook flest emojis, här följer några.

Smileys och emojis-2Kortkommandon i tur och ordning: Kolon, bindestreck samt D, Kolon, bindestreck samt p och slutligen Kolon, bindestreck samt o

Smileys och emojis-3Kortkommandon: < och 3, samt </ och 3

 

Samtliga emojis följer med teckensnittet Segoe UI Emoji, under menyn Infoga, Symbol.

Smileys och emojis-4

Posted in Office 2016, Office 365, Outlook 2016 | Tagged , , , | 1 Comment

Diktera i Word, Powerpoint och Outlook

En nyhet i Office 365/2016 är att diktera med din röst till ett dokument, en Powerpoint-presentation eller ett e-postmeddelande. Koppla in en mikrofon och välj ikonen Diktera, som finns på Startfliken.

Diktera1

Dikteringsläget indikeras med en röd cirkel, så hiva upp fötterna på skrivbordet och tala lugnt och tydligt. Observera att så fort du använder tangentbordet avbryts dikteringen.

 

Diktering ingår i Microsofts molntjänst och stödjer för närvarande inte svenska. De språk som stöds just nu är engelska, spanska och kinesiska.

Texten nedan är dikterad till ett Worddokument. Stor bokstav till Gates funkar inte och vissa prepositioner missförstås. Mitt namn blir av någon anledning Bank wink, men jag blir imponerad när jag talar in one billion dollars, som omvandlas till $1 Billion dollars. Alla skiljetecken är också problematiska. Punkt fås ej med dot eller period, komma går ibland och ny rad förstås inte med paragraph.

Diktera2

Diktera3

Posted in Office 2016, Office 365 | Tagged , , | Leave a comment

Tangent F4 – Relativa och absoluta cellreferenser

Marlene undrar var ikonen för relativa cellreferenser i Excel tagit vägen. Svaret är att det finns ingen sådan ikon i Excel. I stället måste Marlene använda tangent F4. Alla celler i ett kalkylblad är som standard relativa och vill du använda blandade cellreferenser eller absoluta cellreferenser, föregås det av dollartecken, som fås fram genom att trycka på F4.

F4 tangent

Exempel: A1 är en relativ referens, $A1 och A$1 är blandade referenser och $A$1 är en absolut cellreferens. När du dubbelklickar i cellen eller markerar den i formelfältet, kan du alltså välja alternativen med F4.

 

F4 tangent-2

 

Bilden bredvid visar ett enkelt exempel på relativa cellreferenser. Formeln finns i cell D2 och kopieras nedåt till cell D7.

 

F4 tangent-3

 

I bilden till vänster visas en blandad cellreferens i cell C2. Vi utgår från försäljningen i januari månad och vill göra ett index för att enkelt se försäljnings-utvecklingen fram till juni månad.

 

F4 tangent-4

 

B$2 innebär att vi ”låser” rad två i formeln. I bilden bredvid visas i cell C6 formeln när den kopierats ned.

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment

JavaScript till Excel och nordkoreanskt virus i Word

Excel kommer inom kort stödja utvecklingsarbete med JavaScript. Sedan länge finns ju VBA – Visual Basic – men Microsoft ser fler möjligheter med att utveckla appar med JavaScript. Det Microsoft främst vill uppnå är snabbare hämtning av data från externa datakällor. En annan fördel är portabiliteten mellan Excel för Windows, Mac och Excel Online, då JavaScript ”motorn” redan är tillgänglig. Många utvecklare kommer därför att föredra JavaScript framför VBA.

Javascript

Microsoft öppnar också dörren i Excel till Internet Of Things. Ett exempel är att läsa av temperaturer från en sensor. Excel med JavaScript kan då ”streama” data till en cell utan rekalkylering, vilket tidigare inte varit möjligt med VBA. Samtidigt blir utvecklingen av ett nytt programmeringsspråk till Office ett gyllene tillfälle för hackers.

Just när USA:s och Nordkoreas ledare skakar hand och försöker bli vänner, fortsätter Nordkoreanska hackers att sprida virus. Den senaste kallas för TypeFrame och är klassisk såtillvida att en bifogad Wordfil sänds med e-post. Så fort en användare dubbelklickar på filen, körs en VBA kod som gör det möjligt för nordkoreanerna att placera en s.k. RAT (Remote Access Trojan) på användarens dator. Den går igenom brandväggen, stjäl data och smittar andra datorer i nätverket.

TypeFrame är den sjätte cyberattacken hittills i år från Nordkorea. De flesta kända antivirusprogram upptäcker den, som till exempel Defender i Windows 10.

Posted in Excel, Word | Tagged , , | Leave a comment