DDE och OLE

För dig som var tidigt ute och lärde dig Officeprogrammen, är kanske DDE och OLE förkortningarna bekanta. DDE, Dynamic Data Exchange innebar att du kunde länka en Excelkalkyl till exempelvis ett Worddokument. Ändringar i Excelfilen uppdaterades i Wordfilen.

Men tekniken har varit farlig eftersom den lätt kunde användas av hackare, som använde den till att infektera datorer. Den andra tekniken för att låta program utbyta information kallas OLE, Object Linking and Embedding. Denna teknik gäller än idag och har ersatt DDE. De senaste uppdateringarna för Office 2016 (December 2017 Security uppdates) stänger nu av DDE i Windows för gott.

Posted in Office 2016, Windows 10 | Tagged , | Leave a comment

Researcher i Word 2016

Researcher är en intressant nyhet som du hittar under fliken Referenser. Den hjälper dig hitta citat, bilder och citerbara källor. Den är praktisk då du stannar kvar i Word, i stället för att ständigt Googla dig fram till ett oändligt antal länkar för att hitta information.

Researcher

 

I sökfältet har jag sökt efter artisten George Michael, och får då fram en översikt med länkar till bilder, samt webbsidor och böcker om honom. Men man kan ju undra varför Microsoft i Sverige inte gjort någon översättning på researcher.

 

 

 

Researcher-2

Bredvid ikonen Researcher finns Smart sökning, som påminner om researcher. Här måste du först markera en text du vill veta mer om. Då poppar ett fönster upp till höger och du slipper Googla dig fram för att få sökresultat. Smart sökning finns även i Excel och Powerpoint.

 

Posted in Office 2016 | Tagged | Leave a comment

Bloggen väcks till liv

Efter en längre tids sjukdom kan jag nu skriva nya inlägg på denna blogg. Ambitionen är att bli en kunskapsbank för Microsoft Office användare och här finns redan över 400 inlägg som är sökbara.

Framöver kommer jag att skriva mycket om nyheterna i Office 2016 och Office 365 som idag ofta kombineras bland företag och organisationer. Det finns oerhört mycket nytt i Microsofts molntjänster och uppdateringar sker hela tiden. Här gäller det som användare att hänga med.

Jag får ofta frågor om olika hur man ska lösa olika problem i Office och jag försöker besvara när jag kan. Försök då att ställa frågorna så ingående som möjligt och det går bra att skicka mejl till mig med exempelfiler. Då blir det lättare att lösa frågorna. Min mejladress finns på menyn Om datamentor.

Bengt Danebring

Posted in Office 2016, Office 365 | Leave a comment

Visa/Dölj tomt utrymme i Word

Gunnar arbetar med Word och undrar vad som hänt med markören som alltid ligger högst upp på A4 sidan. Han känner heller inte igen den lodräta linjalen till vänster.

Bilden nedan visar hur det ser ut när man dubbelklickat på området strax över A4 sidan. Då finns det ingen möjlighet att komma åt t.ex. sidhuvudet. Och toppmarginalen tycks försvinna, vilket visas på den lodräta linjalen.

Visa dölj tomt utrymme

 

 

Varför någon kläckt denna idé på Microsofts utvecklarteam för Word är oklart. Klart är att dölja det tomma området kan upplevas som mycket förvillande för många Wordanvändare.

 

Posted in Okategoriserade | Tagged | Leave a comment

Villkorsstyrd formatering – nytt exempel

Att använda villkorsstyrd formatering är populärt bland många Excelanvändare. Inte så konstigt då man kan få olika visuella attribut i celler för att fånga ens uppmärksamhet.

Jonas vill t.ex. att cell D4 ska bli gul om värdet i cell B4 är större eller lika med värdet i cell D1. Att enbart använda villkorsstyrd formatering i detta fall går inte, om man inte först kombinerar det med en Om formel. Se bilden nedan.

Villkorsstyrd formatering - nytt exempel

I cell D4 finns formeln =OM(B4>=D1;SANT;””)

Om villkoret uppfylls returneras SANT i cell D4, vilket kan användas i villkorsstyrd formatering. Är B4 mindre än 10 visas ingenting.

Sedan markerar Johan cell D4 och väljer Start, Villkorsstyrd formatering, Ny regel och Formatera endast celler som innehåller.

Villkorsstyrd formatering - nytt exempel-2

Nederst i dialogen väljer han Specifik text innehåller Sant och så formaterar han cellen gul.

Om han inte vill se texten SANT kan han formatera teckenfärgen med samma gula färg som cellens fyllningsfärg.

 

Posted in Excel | Tagged , , | 2 Comments

Auto beräkning av antal rader

Jessica har en lista med 40–60 rader och hon tar ständigt bort och lägger till nya rader i listan. Hon vill därför ha bättre koll på hur många rader hennes lista har vid varje given tidpunkt. En upplysning typ ”Denna lista har 44 rader”.

Här visas några alternativa metoder som ger henne denna info.

Auto räkning av antal rader

För att illustrera innehåller listan till vänster 20 rader med data plus en rubrikrad. Formeln visas i cell D4. Funktionen Antalv räknar hur många celler som innehåller något.

Problemet med denna formel är om Jessica infogar en ny rad ovanför rad 2 (Sverige) eller om hon infogar en ny rad efter rad 21, då kommer inte formeln att uppdatera.

Basic Excel tycker säkert flera läsare, men faktum är att många användare inte tänker på detta. Ett smart sätt att lösa problemet är att skriva formeln enligt följande:
=”Denna lista har ”&ANTALV(A1:A22)-1&” rader”

Formeln utökar området till cell A22, tar med rubrikraden på rad ett och subtraherar med ett. Denna formel gör att rader kan infogas överallt i listan och att formeln uppdaterar. Ovanstående formler fungerar endast om där inte är några tomma celler i området A1:A22. Finns det tomma celler kan man använda funktionen Rader i stället.

=”Denna lista har ”&RADER(A1:A22)-1 &” rader”

Den absolut bästa lösningen för Jessica är att infoga en tabell i listan. Det gör att dataområdet blir dynamiskt och att hon kan infoga och ta bort rader var som helst i listan. När hon infogar en tabell får området ett namn typ Tabell1. Vilket då kan användas i formeln nedan.

=”Denna tabell har ” &RADER(Tabell1) & ” rader”

Posted in Excel | Tagged , , , | Leave a comment

Microsoft Office historik

Word 1.0 släpptes september 1983 och den var gjord för MS-DOS. Windows fanns ju inte och en finess var att man kunde ha flera dokument öppna samtidigt. Och när man blickar tillbaks så är det intressant att se att Microsoft alltid har satsat mycket på Mac-datorer.

Apple logga-2År 1985 släpps Word 1.0 för Macintosh och 1988 släpps Powerpoint för Mac. Man köpte helt enkelt upp företaget Forethought och det blev en succé på Macarna. Tro inte att det första Office gjordes för PC. År 1989 släpptes Office 1.0 för Macintosh, som innehöll Word, Excel och Powerpoint.

Win logga

Först året därpå släpptes Office 1.0 för Windows. 1992 kom så Office 3.0 för Windows, som innehöll Word 2.0, Excel 4.0, Powerpoint 3.0 samt MS Mail. Paketet såldes i miljontals exemplar.

Office 4.0 för Mac släpptes 1993 och med denna version hade man äntligen full kompatibilitet mellan Windowsfiler och Macfiler. Sedan går det snabbt med Office för Windows. Den kanske bästa versionen av Word släpps. Word 6.0 som nu har 10 miljoner användare. Excel 5.0 utvecklas enormt och Access 2.0 ingår.

Office 95 för Windows släpps i augusti 1995 och innehåller Word 95, Excel 95, Powerpoint 95, Access 95 samt Schedule. Tillsammans med Windows 95 försvann begränsningen på åtta tecken i ett filnamn, och nu finns äntligen stöd för långa filnamn. I slutet av året finns det 30 miljoner Excelanvändare.

Office assistenten

I december 1996 släpps Office 97 för Windows. 20 miljoner licenser såldes på mindre än ett år. Här dök den avskydda Office-assistenten upp när man minst ville.

 

Apple logga

 

Office 98 för Mac. Innehöll Internet Explorer 4.0 och Outlook Express, förutom alla de andra applikationerna. Stöd för Quick Time filer och Drag-and-drop.

 

Office 2000 för Windows och Pc. Alla apparna slutade på 2000. I maj 2001 släppte Microsoft Office XP för Pc. Alla apparna hade suffixet 2002. Samtidigt släpptes Office X för Mac. Word X, Excel X, Powerpoint X samt Entourage X som ersatte Outlook Express.

Office 2003Office 2003 blev en succé tillsammans med Windows XP. Försäljningen uppgick till 50 miljoner licenser. Två nya applikationer var InfoPath och OneNote och alla ikoner i paketet hade Win XP utseende. Stora förändringar i Outlook.

Office 2007

I januari 2007 släpptes Office 2007 ihop med Windows Vista. Det nya gränssnittet med flikar i stället för menyer ställde till problem och missnöje bland många användare. Arkivmenyn försvann och ersattes av Officeikonen. Många hade svårt för att hitta det man ville göra och Windows Vista gjorde inte saken bättre.

 

Office 2010 släpptes i juni och den här versionen finns fortfarande bland många företag och organisationer. Den är mycket stabil tillsammans med Windows 7 och innehåller en hel del nyheter. Innan lanseringen testades Office 2010 på 100 000 datorer och det är den första versionen som innehåller både 32- och 64-bits alternativ. Microsoft var tvungen att lägga tillbaks Arkivmenyn efter protester från användare.

Office 2013 innebar en stor förändring. Microsoft lägger mest utvecklingsarbete på Excel och Outlook. I Excel kommer de nya tilläggen Power Pivot, Power Query med flera tillägg som innebär att Excel i praktiken blir en relationsdatabas. Varje användare tilldelas en terrabyte på One Drive.

Office 2016

Office 2016/Office 365 kan köras lokalt eller i molnet. Word Online och Excel Online med begränsad funktionalitet. Ständiga uppdateringar till applikationerna.

 

Office paketet är Microsofts mest inkomstbringande produkt, med över en miljard användare. I debatten om leverantörsberoende och alternativa plattformar, anses beroendet av Office ofta som det svåraste hindret för ett byte till andra plattformar.

Posted in Office 2010, Office 2013, Office 2016 | Tagged , , , , | Leave a comment

Sätta standardlayout på pivottabeller

Microsoft släpper ständigt nya uppdateringar till Office 2016. En nyhet i Excel 2016 är att du kan ändra standardlayouten för pivottabeller. I själva verket har det tillkommit ett helt nytt avsnitt som heter Data, när du väljer Arkiv, Alternativ i Excel. Här finns nya inställningar för pivottabeller och dataimport. Här kan du redigera standardlayouten för pivottabeller.

Sätta standardlayout för pivottabeller

I bilden nedan har jag valt en annan rapportlayout och den aktiva cellen är A16. Här kan du klicka på Importera och då ska standardlayouten ändras. Klickar du på Pivottabellalternativ finns här en mängd olika inställningar för Pivottabeller. Dessvärre fungerar inte detta när jag testar på flera olika datorer med Excel 2016. Skapar jag en ny pivottabell har standardlayouten inte ändrats. En bugg kanske i den svenska versionen, för den tycks fungera i den engelska. Det blir en feedback till Microsoft i Sverige om detta.

 
Sätta standardlayout för pivottabeller-2

Posted in Excel, Office 2016 | Tagged , | Leave a comment

Öppna PDF filer i Word

När en pdf-fil sparas blir den som de flesta vet skrivskyddad. I tidigare versioner av Word har du kunnat spara den som pdf, men aldrig kunnat öppna en pdf-fil. Det kan du nu i version 2013 och 2016. Välj Arkiv, Öppna och leta fram filen.

Öppna pdf-filer i Word

Den öppnas nu som en pdf kopia i Word. Och det finns stor risk att dokumentet inte ser ut som originalet. Innehåller den följande element uppstår det trubbel.

Grafik och urklipp. Tabeller med cellavstånd. Spårade ändringar. Ramar och sidkantlinjer. Fotnoter. Ljud och video. Sidbrytningar med mera. Man kan konstatera att konvertera från pdf till Word fungerar bäst om filen endast innehåller text. En förklaring är att en pdf-fil inte innehåller information om dokumentets struktur, som stycken, tabeller, spalter etc.

När du sedan sparar filen kommer den att sparas som ett Word dokument, då originalfilen är skrivskyddad.

Öppna pdf-filer i Word-2

Posted in Office 2013, Office 2016, Word | Tagged | Leave a comment

Transformera data med exempel

Microsoft har nyligen släppt ett tillägg (Add-in) för Excel 2016, Transform By Example. Det här är en smart teknisk nyhet som borde få många Excel entusiaster att jubla. Jag har tidigare skrivit om Snabbfyllning i Excel och det nya tillägget är en vidareutveckling av Flash Fill som ger mersmak.

Transformera data med exempel

När den är installerad lägger den sig till höger på menyfliken Data. Det finns ingen svensk översättning ännu, men det borde Microsoft i Sverige fixa snarast. Microsofts egen benämning är ”Example-driven search engine to find functions for your data wrangling tasks”.

Exemplet nedan visar namn i J kolumnen. I kolumn K har jag skrivit in namnen så som jag vill ha dom. Du bör skriva in två tre exempel. Ställ dig sedan i cell K4 och klicka på Get Transformations.

Transformera data med exempel-2

 

Jag valde här det översta alternativet och nu fylls alla namn i kolumn K med det namnmönster jag vill ha.

Transformera data med exempel-3

 

Nästa exempel är ännu mer imponerande. Notera den hopplösa datumstrukturen i kolumn D. I kolumn E har jag skrivit in tre datum så som jag vill det ska visas.

Transformera data med exempel-4

 

Romerska tal till heltal fixas kvickt. Transformera data med exempel gäller endast för Excel 2016, Excel Online samt Excel 2016 för Mac.

Transformera data med exempel-5

Posted in Excel, Office 2016 | Tagged , | Leave a comment