Särskrivningar i Office

Alla som skriver olika slags dokument i Office vet hur bra det är med stavningskontrollen. Det röda strecket under ett felstavat ord är till stor hjälp. Speciellt om man som jag råkat köpa ett nytt uselt tangentbord. Tangenterna är både superkänsliga och supertröga. Det blir ofta dubbla tecken och ibland inget tecken alls. Tangentbordet tigger om att förpassas till källsortering.

Men särskrivningar är Office sämre på att hantera. Ett dilemma eftersom Anglosaxiska språk uppmanar till särskrivningar, medan svenska språket inte gör det. Här följer några exempel.

Särskrivningar

 

Det är viss skillnad på vårkyckling och vår kyckling. Stavnings-kontrollen vill också särskriva örtfylld och Amandinepotatis.

Särskrivningar-2

 

Bar personal är inte heller så lyckat. Som alla vana Officeanvändare vet går det att lägga till dessa sammansatta ord i ordlistan. Och det är naturligtvis inte lätt för Microsoft i Sverige att samla in alla sammansatta ord som kan kombineras i svenska språket.

Posted in Office 2010, Office 2013, Office 2016, Word | Tagged , | Leave a comment

Prognosblad i Excel 2016

En intressant nyhet i Excel är prognosblad. Den finns under datafliken i gruppen prognos som även innehåller de klassiska verktygen för konsekvensanalys.

Prognosblad

För att skapa ett prognosblad måste du ha en tidskolumn med regelbundna intervall och värden i kolumnen bredvid. Prognosbladet lämpar sig t.ex. till försäljningsstatistik för framtida försäljning, konsumtionstrender och framtida lagerbehov.

Prognosblad-2

Bilden ovan visar kvartalsvis försäljning för åren 2014 och 2015. Prognosens slut är ändrad till 2016-10-01 . När du klickar på Skapa får du ett nytt kalkylblad med prognosen och tillhörande diagram.

I C-kolumnen visas prognosen för år 2016. I D och E-kolumnerna visas förtroende-gränserna. Prognosbladet använder den statistiska funktionen Prognos.ets som finns i biblioteket Statistik. Funktionen returnerar det beräknade värdet för ett framtida måldatum med exponentiell utjämning.

Prognosblad-3

Posted in Excel, Office 2016 | Tagged , , , | Leave a comment

Infoga 3D karta i Excel 2016

En nyhet i Excel 2016 är 3D karta. Den har funnits som tillägg i Excel 2013 men är nu standard i Excel. Den utgår givetvis från geografiska platser och då kan du med en världskarta, eller lokal karta exempelvis visa försäljningsstatistik eller befolkningsstatistik med olika staplar.

 

Infoga 3D karta i Excel-2

 

I bilden bredvid finns några skånska städers folkmängd. Jag markerar området och väljer fliken Infoga, 3D karta, Öppna 3D Maps.

Infoga 3D karta i Excel

 

 

 

 

Ett nytt fönster öppnas och här kan jag dra fälten Stad och Befolkning med samma teknik som med en Pivottabell. Fältet Befolkning är placerat i Höjd och Stad i Kategori. Placeras muspekaren över en stapel visas befolkningsantalet. Med 3D maps kan man byta teman över geografin, spela upp en rundtur typ flygtur, lägga till kartetiketter med mera. Att 3D maps är i utvecklingsstadiet märks ofta och det behövs mer utvecklingsarbete av Microsoft, för att 3D maps ska bli en acceptabel app.

Infoga 3D karta i Excel-3

 

 

Posted in Excel, Office 2016 | Tagged , , , | Leave a comment

Bifoga filer i Outlook 2016

En utmärkt nyhet i nya Outlook är när du ska bifoga filer. Nu slipper du bläddra bland alla mappar för att hitta filen du vill infoga. För oftast  är det väl så att du arbetar med filen du vill skicka, eller så har du nyligen gjort det och då kommer den att listas under ikonen Bifoga fil med sitt välbekanta gem.

Bifoga filer i Outlook 2016

 

Under ikonen Bifoga fil listas dina senast öppnade och sparade filer. Nu är det superenkelt och tidsbesparande att bifoga filer.

 

Posted in Office 2016, Outlook 2016 | Tagged , , | Leave a comment

Sortera text och tal i en kolumn

Jeanette tar emot datafiler i Excelformat och ofta föregås indexkolumnen med en bokstav samt efterföljande tal. Det kan t.ex. vara F1, F2, F100, F249 etc. Men när hon försöker sortera denna kolumn, blir hon mycket besviken. Eftersom första tecknet i cellen är en bokstav, sorterar Excel kolumnen som text.

Kolumnen kommer att sorteras F1, F10, F100, F11, F2, F22, F3 och så vidare. Problemet är att alla celler som börjar med F1 sorteras före F2. Knappast en användbar sorterings-ordning. Lösningen för henne är att infoga en ny kolumn och skriva en formel, som gör text och talkolumnen möjlig att sortera.

Sortera text och tal

 

A-kolumnen visar hur det ser ut när Jeanette öppnar filen i Excel. I B-kolumnen finns formeln,

=VÄNSTER(A1;1) & HÖGER(”000” & HÖGER(A1;LÄNGD(A1)-1);3)

 

Vänster behåller ett tecken från vänster, slår ihop det med tre nollor från höger. Längd beräknar antal tecken från höger. Att lägga till tre nollor är nödvändigt för att kunna sortera.

Sortera text och tal-2

 

När Jeanette sedan sorterar B-kolumnen A-Ö blir det följande snygga resultat.

Posted in Excel | Tagged , , , | Leave a comment

Skapa talmönster med formler i Excel

Skapa talmönster med formel

Ponera att du i Excel behöver en talserie i en kolumn, som bilden här till vänster visar. Det här kan du inte göra på ett enkelt sätt i Excel utan att skriva in det manuellt.

Talmönstret är 1 1 0 2 2 0 3 3 0 4 4 0 5 5 0 och det kan förstås fortsätta i tusentals rader.

Men i Excel kan du skriva olika formler för att åstadkomma talmönstret. Här visas först en enkel formel, som följs av några avancerade. Formler som enkelt kan kopieras vidare till så många celler du önskar. Credit ges till formelgurun Allen Wyatt på sharonparq.com

 

Skapa talmönster med formel-2

Den enklaste lösningen är oftast den bästa. I cellerna A1 till A3 skriver du in 1,1,0. I cell A4 skriver du in =A1+1 som här visas i kolumn B. I cell A5 skriver du in =A4 och i cell A6 =A3. Markera sedan cellerna A4 till A6 och dra nedåt med fyllningshandtaget så långt du vill och resultatet blir som första bilden visar.

 

Skapa talmönster med formel-3

Om funktionen i Excel är fantastiskt användbar och jag ser den ofta på företag i olika sammanhang. I cellerna A1 till A3 skrivs in som ovan 1,1,0. I cell A4 skriver du in formeln =OM(A1<>0;A1+1;0) och kopierar från denna cell formeln nedåt. <> betyder inte lika med.

 

Det sista exemplet för att skapa samma talmodell är vackert formeltänk. Du behöver endast skriva in den i cell A1 och kopiera den vidare.

=OM(REST(RAD();3)=0;0;HELTAL(RAD()/3)+1)

Funktionen REST returnerar resten av en division, när du dividerat med en divisor. Fundera på den.

Skapa talmönster med formel-4

 

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment

Markeringsfönstret i Word

När du arbetar mycket med figurer och textrutor i Word kan det vara besvärligt att markera rätt figur eller textruta. Då kan du ta fram markeringsfönstret som placerar sig på höger sida av dokumentet.

Markeringsfönstret i Word

 

I bilden bredvid finns över 20 textrutor med olika teckenstorlek, gjorda till ett försätts-blad för en kursdokumentation. Här är det mycket svårt att markera rätt textruta.

 

 

Markeringsfönster

 

På Startfliken längst till höger vid Markera, kan du med listpilen välja Markeringsfönster.

 

Med markeringsfönstret kan du enkelt markera figur, bild eller textruta. Med den högra ikonen kan du ”tända” och ”släcka” respektive objekt.

Markeringsfönstret i Word-3

Posted in Word | Tagged , , , | Leave a comment

Öppna Excelfil med skrivskydd

Det finns tillfällen då du vill öppna en Excelfil med skrivskydd. Det är en försäkring för dig om du omedvetet trasslar till det i en fil, ändrar något som du kanske inte borde göra. Du kan öppna en fil skrivskyddad på flera sätt i Excel.

Öppna Excelfil med skrivskydd

 

Tryck Ctrl + O, markera filen i mappen och klicka på listpilen till höger om Öppna. När filen öppnats ser du [Skrivskyddad] högst upp i Excels fönster vid filnamnet.

 

 

En annan variant är att i Windows utforskare öppna filen genom att trycka ner Skift och högerklicka på filnamnet. Här finns Öppna med skrivskydd.

Det absolut smidigaste sättet är att ta fram en doldisikon i Excel. Det är inte många som känner till ikonen Växla filstatus. Den är utmärkt på så sätt att du kan slå på och av skrivskyddet när du vill, utan att bry dig om du öppnat filen med skrivskydd eller ej.

Öppna Excelfil med skrivskydd-2

Ikonen Växla filstatus. Varför finns inte den i Word?

Ett bra sätt är att placera den på verktygsfältet Snabbåtkomst. Välj Fler kommandon, Alla kommandon och scrolla ner i den långa ikonlistan med kommandon.

Öppna Excelfil med skrivskydd-3

 

Har du gjort en ändring och klickar på ikonen får du ett Ja/Nej val innan du byter filstatus.

Öppna Excelfil med skrivskydd-4

 

Följande dialog dyker upp om du svarat Nej i föregående dialogruta.

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment

Icke justerande cellreferenser i formler

Alla Excelanvändare vet att när du infogar celler, rader och kolumner så uppdateras alla cellreferenser i formler. Och lycka är ju det. Hur skulle du annars kunna arbeta smidigt? Excel hade inte varit värt namnet kalkylprogram.

Icke justerande cellreferenser

En enkel Omfunktion i cell C3 ger Ja om A3=B3, annars Nej. Låt säga att vi nu ovanför B3 infogar en cell.

 

Icke justerande cellreferenser-2

Cellreferensen i formeln uppdateras. A3=B3 blir A3=B4.

 

Men om du nu av någon anledning inte vill att själva formeln och cellreferenserna i den ska uppdateras. Då får du ta till några av Excels intressanta funktioner. Här följer lite formelmagi och avancerat formeltänk. Du kan t.ex. använda följande formel i cell C3.

=OM(INDIREKT(”A”&RAD(C3))=INDIREKT(”B”&RAD(C3));”Ja”;”Nej”)

Formeln konstruerar en celladress oavsett i vilken cell den finns. Funktionen Rad returnerar ett radnummer och funktionen Indirekt används för att skapa den konstruerade adressen. I detta fall cellerna A3 och B3. Om du infogar eller tar bort celler ovanför cellerna A3 eller B3 ändras inte cellreferenserna i formeln. En annan variant är med funktionen Förskjutning (Offset).

=OM(FÖRSKJUTNING($A$1;RAD()-1;0)=FÖRSKJUTNING($B$1;RAD()-1;0);”Ja”;”Nej”)

Formeln analyserar var den finns i kolumn C och jämför värdena i kolumnerna till vänster. Den kommer inte att påverkas/uppdateras om du infogar nya celler i kolumn A eller B.

Men smartast och enklast är ändå att använda en namngiven formel. Markera en cell i C-kolumnen och välj fliken Formler, Namnhanteraren, Nytt

Icke justerande cellreferenser-3

 

Ge den ett namn t.ex. IckeJusteradReferens och i fältet Refererar till skriver du in Om funktionen som tidigare.

Du kan nu använda den på följande sätt varsomhelst i kolumn C genom att skriva =IckeJusteradReferens

 

Den jämför vad som finns i cellerna till vänster och den kommer inte att uppdateras när du infogar nya celler eller rader.

Posted in Excel | Tagged , , , | Leave a comment

Pivottabell – Visa värden som

När du arbetar med en pivottabell och strukturerar data för en presentation, är det utmärkt att känna till att du kan dra ett fält i fältlistan flera gånger till samma ”box”.
I bilden nedan har fältet Resultat dragits fyra gånger till boxen Värden. Du får då varje gång en kopia på den första resultatkolumnen. Denna teknik innebär att du i de andra kolumnerna kan visa data på olika sätt.

Enklast är att högerklicka i den nya kolumnen och välja Visa värden som. I bilden nedan visar C-kolumnen Procentuell fördelning ( % av totalsumma). D-kolumnen visar Rangordna största till minsta och E-kolumnen visar Procentuell löpande summa ( % löpande summa). Här finns flera andra alternativ som finemang kan visa rapporten i pivottabellen på olika sätt.

Pivot - Visa värden som

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment