Arbetsboksfrågor i Excel 2016

För några år sedan kom tillägget Power Query till Excel. I Excel 2013 var du tvungen att ladda ner tillägget från Microsofts sidor och installera det manuellt. Men i version 2016 finns den under Datafliken.

Arbetsboksfrågor i Excel 2016

 

I gruppen Hämta och transformera öppnas det upp en ny värld i Excel. Med hjälp av Power Query som på svenska snällt kallas Frågeredigeraren kan du strukturera data på en mängd olika sätt, innan du skapar en Pivottabell på informationen.

Du utformar först all data som tabeller, ger dom ett namn och läser in alla tabellerna i Frågeredigeraren. Detta gör du under Kombinera frågor och Lägga till.

 

 

Nedan ses ett exempel i Frågeredigeraren. Sex olika tabellfrågor har lästs in i en datamodell och kombinerats med ytterligare en tabell för pris. I denna miljö skapas även relationer mellan tabellerna precis som i ett databasprogram och en sak till.

Här finns ingen begränsning i antalet rader (1 048 576) som det finns i Excel. Skapar du en datamodell är det i princip datorns prestanda som avgör hur mycket data som kan läsas in.

Arbetsboksfrågor i Excel 2016-2

 

Posted in Excel | Tagged , , , | Leave a comment

Felkontrollen i Excel

Den lilla gröna triangeln som ibland poppar upp i en cell, föranleder många frågor och kommentarer bland användare jag möter. Speciellt när man vill formatera celler som text.

Felkontrollen i Excel

I cell A2 har jag skrivit in 000123 men i Excel undertrycks nollorna och resultatet blir 123

I cellerna A4 till A6 skriver jag först in en apostrof som formaterar talet som text och sedan 000123

Då poppar felkontrollen upp som bilden visar. För att undvika den gröna triangeln när du vill formatera celler som text, kan du göra följande inställning i Excel.

Välj Arkiv, Alternativ och till vänster Formler. Här hittar du längst ned Felkontroll och Felkontrollregler. Här kan du ta bort bocken i ”Tal formaterade som text eller som föregås av en apostrof”. Här kan du också ta bort aktiveringen av felkontroll helt och hållet, men det är inget som jag rekommenderar.

Felkontrollen i Excel-2

Posted in Excel | Tagged , | Leave a comment

Det är nästan dags…

Windows 10 har många lustigheter för sig. Ständiga uppdateringar gör ibland livet surt för många användare. Denna dialog dök plötsligt upp en dag med Win 10.

Försök senare är förmodligen mest populärt bland valen här nedan. Och vem är det som bestämmer när jag ska starta om min dator? Jag eller Windows.

 

Det är nästan dags

Det är nästan dags-2

 

Det finns naturligtvis inställningar i Windows 10 som du kan ändra. Välj ikonen Inställningar samt Uppdatering och säkerhet.

 

 

Här kan du t.ex. ändra aktiva timmar till annan tidpunkt. Men endast under en 12-timmarsperiod. Anger du fler timmar än så visas följande. Notera att Spara är nertonat. Jag kan alltså inte ställa in att jag vill ändra aktiva timmar från 08:00 till 22:00

Det är nästan dags-3

 

Posted in Windows 10 | Leave a comment

Funktionen Datedif – aktualiserad

Sabina som använder Excel 2013 undrar var man kan hitta funktionen Datedif i Excel. Svaret är att det kan hon inte. Den finns inte där den borde vara, i funktionsbiblioteket Datum och tid. Datedif är en kvarleva från kalkylprogrammet Lotus 123, som Microsoft konkurrerade ut för 20 år sedan. Den är utmärkt att använda när du vill göra åldersberäkningar.

Och den finns kvar i Excels alla versioner, men Sabina måste skriva in formeln manuellt i en cell. Datedif har flera olika parametrar som på engelska benämns enligt följande:

Funktionen Datedif - aktualiserad

En anställningstid för Johan N. kan t.ex. beräknas så häri cell C3

Funktionen Datedif - aktualiserad-2

=DATEDIF(B3;NU();”y”)&” år, ”&DATEDIF(B3;NU();”ym”)&” månader och ”&DATEDIF(B3;NU();”md”)&” dagar”

Även om formeln kan vara svår att skriva in, se upp med mellanslagen, så kan Sabina enkelt kopiera den vidare till andra rader. Anställningstiden kommer alltid att vara aktuell varje gång filen öppnas, eftersom den använder funktionen Nu().

Söker du på Microsofts supportsida blir du säkert konfunderad. Svaren man får är att använda svenska parametrar som Å, M, D, ÅD, MD samt ÅM, vilket endast resulterar i följande irriterande svar i cellen.

Funktionen Datedif - aktualiserad-3

 

Posted in Excel | Tagged , , , | Leave a comment

Excel talar

För några år sedan skrev jag om att Excel kan läsa upp det du skrivit i en cell när du tryckt på Retur.

Läs här inlägget från september 2014.

Den senaste uppdateringen av Excel 2016 tycks aktiverat Läs upp celler när Retur trycks ned. Hur detta kan ske är förvånande. Kan det vara så en uppdatering i Windowsregistret 10 aktiverat funktionen. Jag gjorde detta när jag körde Windows 7 men har sedan dess inte märkt av Läs upp celler när Retur trycks ned.

Men nu talar åter Excel till mig, på engelska. Förvisso lite charmigt men retsamt när man arbetar med siffror, formler och funderingar. Kort sagt störigt. Men hur stänger man nu av den kvinnliga speakern?

Du får ta fram en okänd ikon som inte finns med som standard. Välj Arkiv, Alternativ och till vänster Verktygsfältet Snabbåtkomst. I fältet Välj kommandon från, väljer du Kommandon som inte finns i menyfliksområdet och scrollar ned till ikonen Läs upp celler när Retur trycks ned. Markera och klicka på Lägg till. Den fungerar typ av och på och nu kan du få Excel att sluta tala.

 excel-talar

Posted in Excel, Office 2016 | Tagged | Leave a comment

Villkorsstyrd formatering är poppis

Jag får många frågor på denna blogg angående Villkorsstyrd formatering. Som vanligt försöker jag i mån av tid att svara på era frågor. Men när ni ställer en fråga får ni gärna precisera ert problem mer ingående. Det går t.ex. bra att mejla en exempelfil. Min adress finns på menyn Om datamentor.

Följande exempel beskriver hur man kan stänga av och på Villkorsstyrd formatering med en kontroll. Om exemplet är användbart eller ej kan diskuteras men den ger en övning i Excels avancerade formeltänk. Överst i kalkylbladet finns en kryssruta som markerad ger resultatet Sant i en cellänk i cell F2.

villkorsstyrd-formatering-ar-poppis

Under fliken Utvecklare kan du infoga olika slags Formulärkontroller. Detta är kontrollen Kryssruta.

 

Kryssrutan ger FALSKT om den är avmarkerad och SANT markerad. Högerklicka på kontrollen och välj Formatera kontroll.

villkorsstyrd-formatering-ar-poppis-2

 

Detta ska nu tillämpas i Villkorsstyrd formatering, Ny regel och Bestäm vilka celler som ska formateras genom att använda en formel. Jag markerar först hela mitt dataområde. Och skriver in följande formel i fältet Formatera värden där den här formeln är sann. Och så väljer jag att formatera varannan rad med grönt.

 

=OCH(REST(DELSUMMA(3;$A$4:$A4);2);$F$2=SANT)

Förklaringen till formeln är: Räkna antalet synliga rader i kolumn A, som utförs av funktionen DELSUMMA där siffran 3 innebär funktionen ANTALV. (Delsumma kan använda flera olika funktioner som anges med ett funktionsnummer 1 -11.) Dividera antalet värden som Delsumma returnerar med 2 och returnera resten. Det görs av funktionen REST som evaluerar till antingen 1 eller 0. Kontrollera slutligen med OCH för att se om cell F2 returnerar SANT.

För att summera formeln, om REST(DELSUMMA evaluerar 1 OCH $F$2 =SANT då appliceras formatet varannan rad med en grön fyllningsfärg, som bilden nedan visar. I H-kolumnen visas denna kontrollformel.

villkorsstyrd-formatering-ar-poppis-3

Posted in Excel | Tagged , , , , , | Leave a comment

Bitcoin i Office 2016

Den digitala valutan Bitcoin kommer framöver att stödjas i Office. I Excel kan man anta att det blir en funktion som hämtar den senaste växlingskursen, men det återstår att se. Uppgradering kommer att ske för Excel 2016, Excel Online, Excel Mobile for Windows samt Excel Mobile for Android .

Redan nu kan du infoga Bitcoinsymbolen i Word genom att först skriva 0243 samt därefter Alt + X. Märkligt nog fungerar inte detta i Excel eller Powerpoint.

 

bitcoin

Posted in Office 2016 | Tagged , | Leave a comment

Värmekarta i Excel

Med hjälp av en värmekarta kan du lättare tolka en tabell med siffror, som annars kan vara svår att tyda. Du skapar en värmekarta i Excel under Villkorsstyrd formatering och alternativet Färgskalor. Bilden nedan visar ett antal studenter och deras resultat. I H-kolumnen finns funktionen Medel som beräknar medelvärdet för varje student.

varmekarta-i-excel

I nästa bild är medelvärdeskolumnen sorterad och en ny kolumn med miniatyrdiagram har infogats för att ännu tydligare se studenternas trender och resultat. Genom att lägga på en färgskala, sortera och skapa miniatyrdiagram blir det genast mycket enklare att tolka dataserier i Excel.

varmekarta-i-excel-2

Posted in Excel | Tagged , , , | Leave a comment

Villkorsstyrd formatering med formel

Alice har en intressant Excelfråga. Hon undrar om man i en cell kan indikera att ett cellområde uppfyller ett visst villkor. Hon vill t.ex. färglägga en cell om området A1:C3 är mindre än 6. I ett annat område vill hon färglägga en cell om cellområdet är lika med 12. Detta kan hon göra med Villkorsstyrd formatering, Ny regel samt Bestäm vilka celler som ska formateras genom att använda en formel.

villkorsstyrd-formatering-med-formel

I bilden ovan är det cellerna E2 och E5 som indikerar villkoren. Cell E2 summerar området A1:C3 och cell E5 summerar området A5:C7.

I cell E2 skrivs regelbeskrivningen så här: =OM(E2<6;$A$1:$C$3;””) vilket betyder om summan av cellområdet A1:C3 är mindre än 6 formatera då cellen orange, i annat fall gör ingen formatering, som skrivs med de två sista citattecknen ””. Direkt efter det hon skrivit in $A$1:$C$3, väljs Formatera och här väljer hon fliken Fyllning, samt en färg. Sedan skrivs slutet på formeln in.

På motsvarande sätt är formeln i cell E5: =OM(E5=12; $A$5:$C$7; ””)

 

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment

Kreativa ikoner till Office

Det ryktas att det kommer en helt ny typ av grafik till Office. Uppdateringen beräknas ske i början av nästa år och gäller för Office 2016 samt Office 365. Ikonerna påminner om teckensnittet Wingdings som funnits med i Office i många år, men det som kommer snart är av en helt annan karaktär.

Den goda nyheten är att Windows och Office kommer att stödja SVG (Scalable vector graphics). SVG är grafiska teckningar, inte bilder eller foton tagna med kamera. Med SVG ikoner kan du ändra storlek, positionera, rotera, ändra färger, konturer, fyllningar etc. Du kan även – vilket är det bästa – animera ikonerna så att de kan användas i utbildningssyfte, till instruktioner med mera.

kreativa-ikoner

 

Bilden visar Insert, Icons.

Här finns det tusentals SVG ikoner.

 

 

kreativa-ikoner-2

 

En animerad ikon, som kan öppnas med en länk till en modern webbläsare i utbildningssyfte.

 

Posted in Excel, Office 2016, Powerpoint, Windows 10, Word | Tagged , , | Leave a comment