Regel mot skräppost i Outlook

Så här vid juletid drabbas många av stora mängder skräppost som droppar in i inkorgen. Flertalet spam innehåller dessutom länkar och bifogade filer, som om man är oförsiktig placerar virus och trojaner på hårddisken. Ett antivirusprogram är ett måste och de har ofta ett skräppostfilter som försöker sortera bort skräpet. Men ofta är det inte tillräckligt effektivt.

Då kan du sätta en regel i Outlook som tar bort kluddet. Det förutsätter att spammaren använder sig av samma domännamn, vilket inte alltid är fallet. På sistone har jag fått mycket skräppost där avsändaren använder domänadresserna @ryanair.com samt @nike.com. Hur spammarna nu kan använda så välkända varumärken till att sprida skräppost har jag ingen förklaring på, men så är fallet.

Regel mot skräppost

 

På Startfliken väljer du Regler, Skapa regel och i dialogen som följer väljer du längst ned till höger Avancerat. I Regelguidens Steg 1 bockar du för med specifika ord i avsändarens adress.

Nederst i Steg 2 klickar du på specifika ord.

 

 

 

Regel mot skräppost-2

 

I dialogrutan Söktext skriver du in avsändarnas adresser och klickar på Lägg till samt OK. Välj sedan Nästa i Regelguiden för att välja åtgärd.

 

Regel mot skräppost-3

 

 

Som åtgärd väljer du ta bort det. Kontrollera noga nederst så att du valt rätt. Och i nästa steg kan du välja undantag från regeln om du så önskar, annars välj Nästa.

 

 

 

Regel mot skräppost-4

 

I det sista steget slutför du regeln och väljer att Tillämpa regeln. Du har nu en mycket effektiv regel som tar bort mängder av skräppost och som sparar mycket tid och irritation.

 

 

Posted in Okategoriserade | Tagged | Leave a comment

3D-karta i Excel 365

I tidigare inlägg har jag beskrivit hur du kan infoga 3D-kartor i Excel. Analys- och presentationsverktyget har nu förbättrats i Excel 365 och här visas några nya exempel. I exemplet nedan har jag hämtat en databas som innehåller data om jordbävningar från hela världen och deras magnitud.

3D karta i Excel 365

 

Filen innehåller drygt 560 rader från år 2001 till 2017 och positionen bestäms av longitud och latitud.

 

Sedan väljs ikonen 3D-karta och Öppna 3D-Maps som finns på Infogafliken. I bilden nedan ligger fälten Longitud och Latitud i området Plats. Magnitude ligger i boxen Värde. Du använder samma teknik som när du skapar en pivottabell. Som standard visas värdena som staplar, men i detta exempel passar visualiseringen Värmekarta betydligt bättre.

3D karta i Excel 365-2

Bilden nedan visar tydligt koncentrationen av jordbävningar i den s.k. eldringen i västra Stilla Havet. Ju rödare värmekarta desto kraftigare jordbävning. Det går att rotera och zooma in globen till detaljnivå. Det är Microsofts söktjänst Bing som ritar värmekartan utifrån longitud och latitud, men det fungerar lika bra med stads- och ortnamn.

3D karta i Excel 365-3

3D karta i Excel 365-4

 

I Italien ligger koncentrationen av jordbävningar i landskapet Umbrien.

 

 

 

 

 

När jag höll utbildning på ett försäkringsbolag i Stockholm visade marknadschefen en värmekarta över deras kunder i Sverige, baserat på ortnamn.

3D karta i Excel 365-5

 

De visste redan att de allra flesta kunderna fanns i Sveriges större städer. Han zoomade in i detalj landskap för landskap och blev förbluffad när han undersökte delar av Småland. Han fann då en stor koncentration av kunder i mindre orter och de hade ingen aning om varför de var så väl representerade där.

 

Det går att skapa en video utifrån 3D-karta och i länken nedan finns en MP4-video med en roterande jord.

Posted in Excel, Office 365 | Tagged , , | Leave a comment

Extrahera data med dropdown-list

I bilden nedan finns en lista med data i kolumnerna A till C. Detta inlägg kommer att visa hur du skapar en dropdown-list i cell H2 för att extrahera data om respektive land. Resultatet kommer då att visas i kolumnerna J till L. Du kan göra samma sak betydligt snabbare med en pivottabell, men jag vill här visa hur man på ett fiffigt sätt arbetar med hjälpkolumner i Excel och sedan använder Excels kraftfulla funktioner för att få ett önskat resultat.

Extrahera data med dropdown list

Först markerar och kopierar du C kolumnen och klistrar in länderna i valfri kolumn t.ex. kolumn O. Du ska här ta bort dubbletterna som finns i listan. Välj fliken Data, Ta bort dubbletter. Listan består nu av unika länder. Placera markören i cell H2 och välj sedan Dataverifiering under fliken Data.

Extrahera data med dropdown list-2

 

Under Tillåt väljer du Lista. Klicka sedan in i fältet Källa och markera in de unika länderna, här i cellerna O2 till O9. Du har nu skapat en dropdown-list i cell H2.

 

Extrahera data med dropdown list-3

 

I nästa steg skapar du en hjälpkolumn med serienummer indexnummer för alla posterna. Se kolumn D Hjälpkolumn 1.

Cell E2 i Hjälpkolumn 2 innehåller följande formel: =OM(C2=$H$2;D2;””) vilket innebär att om t.ex. Indien väljs i dropdown-listen visas motsvarande siffra från kolumn D. Se bilden bredvid.

I hjälpkolumn 3 cell F2 finns följande formel =OMFEL(MINSTA($E$2:$E$26;D2);””). Omfel utför en felkontroll och funktionen Minsta returnerar det n:te minsta värdet i en datamängd, här i kolumn E.

 

Hjälpkolumnerna är nu klara och kan med fördel döljas. Slutligen väljer du var du vill placera din extraherade data. I bilden nedan placeras den med början i cell J2 och formeln är: =OMFEL(INDEX($A$2:$C$26;$F2;KOLUMNER($J$1:J1));””)

Extrahera data med dropdown list-4

Funktionen Index extraherar data utifrån radnumret $F2. Kolumner returnerar antal kolumner i ett cellområde och funktionen Omfel returnerar inget om det inte finns någon data.

 

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment

Skapa Venndiagram i Powerpoint

Patrick undrade på en kurs om man kan göra ett Venndiagram i Powerpoint. Jag måste erkänna att jag aldrig hört talas om Venndiagram trots att jag arbetat 30 år med diagram i Office. Du hittar heller inte diagramtypen bland de vanliga diagrammen i Office, men det finns fyra olika varianter som SmartArt grafik. På Infogafliken finns SmartArt. Till vänster väljer du Relation och scrollar längst ner bland grafiken.

Venndiagram i Powerpoint

Ett Venndiagram används för att illustrera överlappande eller sammankopplade relationer. Likheterna representeras av de cirkeldelar som överlappar varandra, och olikheter av de cirkeldelar som inte överlappar varandra. I bilden nedan visas det japanska konceptet Ikigai, som beskriver ”Din anledning till att vara”.

Venndiagram i Powerpoint-2

När du arbetar med SmartArt poppar en ny flik upp som heter SmartArt-verktyg. Längst till vänster finns Lägg till figur/form, som jag använt för att få en fjärde cirkel. Jag har använt Ändra färger och skapat texten med att Infoga olika textrutor. Pilarna är ritade med figurer eller former som de numera kallas i Office 365.

 

Posted in Office 365, Powerpoint | Tagged , , , , | Leave a comment

Returnera sista cellens värde i en kolumn

I ett tidigare inlägg skrev jag hur du kan returnera det sist inskrivna talet i kolumn A till cell C3. Formeln i cell C3 är =INDEX(A:A;ANTAL(A:A))

Emelie undrar vilken formel hon ska använda om det inte är tal utan en text, t.ex. namn. Emelie behöver då bara byta ut funktionen ANTAL till ANTALV, som returnerar det sista värdet dvs. även text.

Formeln i cell C3 enligt mitt exempel blir då =INDEX(A:A;ANTALV(A:A)) se bilden nedan.

Returnera sista cellens text i en kolumn

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment

Spännande nyheter i Excel

Microsoft lanserar inom kort ett antal nyheter i Excel som för en Excelspecialist är rena rama julafton. Nyheterna gäller för Excel 365 och nya Excel 2019.

Excel-AI-image-3

 

 

Nu kan du med en Androidtelefon infoga data från en bild. Till exempel från en tidning, tidskrift eller vilken textyta som helst och snyggt och prydligt placera den i rader och kolumner i ett kalkylblad. Excelappen eliminerar därmed manuell inmatning. Det kallar jag innovation.

 

 

 

Ideas är en AI-driven service som rekommenderar intelligenta förslag för att identifiera trender, mönster och avvikande värden i en datamängd. Ideas kommer att göra det mycket enklare för användare att göra olika slags analyser.

Kalkylera lättare med dynamiska matrisformler. Exempel på nya funktioner är Filter, Unique, Sort, Sortby, Sequence, Single och Randarray.

Excel-AI-image-4

 

Nya datatyper är Aktier och Geografi. Genom att klicka på ett land i en lista får du upp mängder av information typ regioner, städer, invånarantal etc.

De gamla välkända funktionerna VLookup(Letarad), HLookup(Letakolumn) samt Match(Passa) som används mycket bland användare, har förbättrats och blivit mycket snabbare, för att bättre fungera med stora datamängder.

 

Posted in Excel, Office 2019, Office 365 | Tagged , , | Leave a comment

Office 365 versus Office

För närvarande finns det flera olika Officeversioner ute på företag och organisationer. Det tycks råda en viss begreppsförvirring över alla dessa versioner, eftersom det även finns Office 365. Och Microsoft har ju inte varit direkt övertydlig i att förklara skillnaderna. Så vad är egentligen skillnaden?

I mitt arbete ser jag att många fortfarande har kvar Office 2010. En hel del har uppgraderat till utmärkta Office 2013, en del har Office 2016 och nu får många fundera på om man ska uppgradera till Office 2019 som snart lanseras. Gemensamt för dessa är att man köper programvaran som en engångskostnad och de uppdateras inte med nyheter.

Office 365 versus Office

Office 365 är en prenumerationstjänst som du betalar månadsvis. Ett företag och en organisation kan när som helst köpa till eller ta bort prenumerationer beroende på behov. De olika programmen eller apparna om man så vill, uppdateras ständigt med spännande nyheter. Företag och organisationer får en betydligt bättre koll på mjukvarukostnader och IT-avdelningar avlastas.

Med följer också en mängd olika appar som Sway, Yammer, Planner, Sharepoint, Delve med flera beroende på om du har Office 365 Home eller Office 365 Premium. Gemensamt är att alla dessa appar körs i molnet. Du får också en Terrabyte lagringsutrymme med OneDrive. En del funktioner i Officeprogrammen är helt beroende av molnet. Exempel på det är Diktera i Word, 3D-kartor i Excel och Designidéer i Powerpoint.

Microsofts strategi är tydlig. De vill att fler och fler ska övergå till Office 365, som utan tvekan ger slutanvändarna ett mervärde samtidigt som Microsofts cashflow ökar väsentligt.

 

Posted in Office 2013, Office 2016, Office 365 | Leave a comment

Dynamiska förklaringsetiketter i linjediagram

När du skapar ett standardlinjediagram i Excel kan det bli knepigt och tidsödande att tolka linjerna om du har mer än två serier i ditt linjediagram. Presenterar du denna typ av diagram till en publik eller till dina medarbetare gör du dem en otjänst. Tyvärr ser jag det också ofta i olika publikationer och dagstidningar. Se t.ex. på diagrammet i bilden nedan.

Dynamisk förklaringstext i linjediagram

 

Ögat måste hela tiden pendla mellan linjerna och förklaringstexten nederst i diagrammet.

 

Dynamisk förklaringstext i linjediagram-2

 

Du kan förbättra diagrammet genom att lägga förklaringsetiketterna till höger. Markera förklaringsrutan, högerklicka och välj Formatera förklaring. Men trots det kan det bli svårt att avläsa om du har fem, sex eller fler serier.

Tänk om det fanns ett sätt i Excel att placera förklaringsetiketten till höger om linjen och att den även förflyttar sig allteftersom du uppdaterar och skriver in nya data. Som ofta i Excel kan du lösa detta genom att skriva en smart formel. Kolla in bilden nedan.

Dynamisk förklaringstext i linjediagram-3

 

Se först till att du har all data in en tabell. I linjediagrammet vill vi visa utfallet i förhållande till budget under ett antal månader, och detta representeras av kolumnerna A till D.

Kolumnerna E och F kommer att visa förklaringsetiketten dynamiskt, dvs. den kommer att förflytta sig när nya data skrivs in i kolumn D.

 

 

Den eleganta formeln i cell E2 är följande: =OM(OCH(C3=””;C2<>””);[@Budget];SAKNAS())

Två villkor måste uppfyllas i den logiska testen. Först måste C3 vara tom och sedan måste C2 inte vara tom för att formeln ska returnera Sant. I annat fall returneras #SAKNAS!
I bilden ses resultatet tydligast i cell F11. [@Budget] är en strukturerad cellreferens eftersom det är en tabell. Den kommer per automatik när du klickar in cell C1 när du skriver formeln.

Formeln i cell F2 blir följande när du kopierat den från cell E2. =OM(OCH(D3=””;D2<>””);[@Utfall];SAKNAS())

Dynamisk förklaringstext i linjediagram-4

 

Infogar du nu ett linjediagram utifrån tabellen och placerar förklaringsrutan till höger, ser det ut som bilden visar.

 

Nu återstår det finurliga och trixiga att få budget- och utfallsetiketterna att visas till höger om linjerna. Markera hela diagramytan och högst upp under Diagramverktyg finns fliken Format.

Dynamisk förklaringstext i linjediagram-5

 

Längst till vänster finns en dropdown-list och här väljer du Serie ”Budget 2”. Nu markeras kolumn E.

 

 

 

 

Välj sedan plustecknet som visar Diagramelement och lägg muspekaren över Dataetiketter som ger dig möjlighet att välja Höger. Bra alternativ är även Över och Under och nu visas talet 260 till höger om budgetlinjen.

Dynamisk förklaringstext i linjediagram-6

 

Gör sedan på samma sätt med Serie ”Utfall 2” och skriver du nu in nya data i utfallskolumn D expanderar linjen med förklaringsetiketten.

Dynamisk förklaringstext i linjediagram-7

 

Posted in Excel, Office 365 | Tagged , , , | Leave a comment

Uppdatera pivottabell från csv-filer med Power Query

Dagens moderna Excel kan hämta information samtidigt från flera filer i en mapp. Du behöver endast uppdatera frågan så läses nya aktuella data in i arbetsboken. Låt säga att du har försäljningsdata, statistiska data eller som i detta fall aktiekurser som ständigt behöver uppdateras i en pivottabell med pivotdiagram. Då behöver du endast kopiera de nya filerna till en mapp, så ordnar Excel resten.

Uppdatera pivottabell från csv-filer

 

I exemplet nedan finns två csv-filer (kommaseparerade) med Microsofts aktiekurser. Välj fliken Data, Hämta data, Från fil, Från mapp och leta upp sökvägen till aktuell mapp.

 

 

 

Till att börja med hämtas två csv-filer med Msft aktiekurser från 2015 och 2016.

Uppdatera pivottabell från csv-filer-2

 

 

 

När filerna lästs in klickar du på Redigera och nu startas Power Query editorn.

Uppdatera pivottabell från csv-filer-3

 

Klicka sedan på den lilla ikonen med dubbelpilarna vid Content. Den här försynta, lilla ikonen kombinerar filerna i listan och utför en del annat.

Uppdatera pivottabell från csv-filer-4

Resultatet visas bredvid med genomsnitts-kursen i dollar per kvartal från csv-filerna.  Välj sedan Stäng och läs in.

 

Uppdatera pivottabell från csv-filer-5

 

Det inlästa resultatet i arbetsboken med pivottabell till höger och ett pivotdiagram nederst.

 

 

 

Nu är alla stegen klara i datamodellen som kommer att spara mycket tid framöver. Nu kan du kopiera in nya filer till mappen och uppdatera via datafliken. Det har ingen betydelse om filerna innehåller årsvis, kvartalsvis eller månadsvis data.

I bilden nedan har nya data för 2017 och 2018 lästs in. Pivottabellen och pivotdiagrammet visar Microsoftsaktiens starka utveckling de senaste åren och som du ser kan du även läsa in data månadsvis.

Uppdatera pivottabell från csv-filer-6

Posted in Excel, Office 365 | Tagged , , , , | Leave a comment

Smileys och emojis i Outlook och Word

Du ser dom ibland och kanske använder dom själv, i e-postmeddelande i Outlook, på sociala medier också förstås i mobiltelefoner. Humörsymbolerna är populära att använda och det började med att man kombinerade olika skrifttecken. Ett kolon, ett bindestreck och en högerparentes ger en klassisk smiley. Smileys och emojis-1

Smileys och emojis

Kortkommandona på tangentbordet gäller för samtliga program i Office och hanteras av Autokorrigering, som du i Word hittar under Arkiv, Alternativ, Språkkontroll och Alternativ för Autokorrigering.

 

Men numera är den svartvita smileyn i Office ersatt av den bildbaserade varianten emoji, som kommer med teckensnittet Segoe UI Emoji. Du finner teckensnittet i menyn Infoga, Symbol. Av förståeliga skäl har Outlook flest emojis, här följer några.

Smileys och emojis-2Kortkommandon i tur och ordning: Kolon, bindestreck samt D, Kolon, bindestreck samt p och slutligen Kolon, bindestreck samt o

Smileys och emojis-3Kortkommandon: < och 3, samt </ och 3

 

Samtliga emojis följer med teckensnittet Segoe UI Emoji, under menyn Infoga, Symbol.

Smileys och emojis-4

Posted in Office 2016, Office 365, Outlook 2016 | Tagged , , , | Leave a comment