Utsnitt när du arbetar med pivottabeller i Excel 2010

Postat den 24 januari, 2012 av admin

Utsnitt är en nyhet i Excel och ett hjälpmedel för dig som analyserar och arbetar med pivottabeller. Enkelt uttryckt är utsnitt ett annat sätt att filtrera data i en pivot. Du behöver inte klicka på alla små listpilar för att filtrera, utan använder i stället det mer överskådligare och enkla fönstret för utsnitt.
Bilden nedan visar data till vänster och en pivottabell till höger.

Kvartal och år ligger som ett rapportfilter men det vara svårt att ha kontroll över filtreringarna vid listpilarna.

Klicka in i pivottabellen och du får nu två nya flikar under Verktyg för pivottabell. Välj här fliken Alternativ. Klicka på Infoga utsnitt och välj de rubriker du vill ha som utsnitt.
I bilden nedan har jag infogat Kvartal och År som utsnitt. Det blir nu mycket enklare att filtrera data ur pivottabellen.

Publicerat i Excel | Lämna en kommentar

Smart Art i Office 2010

Postat den 22 januari, 2012 av admin

Smart Art introducerades i Office 2007 men har utökats med en kategori i Office 2010 som heter Bild. Smart Art finns på Infogafliken i Word, Powerpoint och Excel.

 

Här väljer jag Bild med accent.

 

 

 

Du väljer bild på dom små ikonerna och skriver in din text vid [Text]
Därefter kan du formatera text och utseende som du vill.

 

 

 

Ett exempel på Smart Art.

Publicerat i Office 2010 | Lämna en kommentar

Infoga video i Powerpoint 2010

Postat den 20 januari, 2012 av admin

När du infogar en video i Powerpoint 2010 finns en rad nya möjligheter att redigera den.
Nedan visas flikarna Format och Uppspelning i fliken Videoverktyg.

Format har mängder av justeringar för en video.
Liksom uppspelning där du kan ställa in att uppspelningen ska ske automatiskt.

Här är en exempelpresentation med videon Naturliv.wmv som finns i biblioteket Filmer i Windows 7. Tryck på F5 för att starta presentationen, den är säker, kommer från Microsoft och är på drygt 25 Mb. Klicka vidare, tryck mellanslag eller Esc för att avsluta.

Videofilm Naturliv

 

Publicerat i Powerpoint | Lämna en kommentar

Miniatyrdiagram i Excel 2010

Postat den 15 januari, 2012 av admin

En nyhet i Excel 2010 är att du kan skapa små miniatyrdiagram i en cell/celler bredvid din uppställning. Precis som med vanliga diagram i Excel är diagrammet dynamiskt och ändras utifrån värdet i cellerna.I bilden nedan är två minidiagram gjorda – i cellerna F4 och G4 – utifrån värdena i cellerna A4:E4

 

 

 

Jag klickar först in i cell F4 och på fliken Infoga finns Miniatyrdiagram och där väljer jag Kolumn. Jag markerar in dataområdet A4:E4 och platsintervallet $F$4 är redan klart. På samma sätt väljer jag ett linjediagram i cell G4.

 

Vill du skapa miniatyrdiagram utifrån en större uppställning med data markerar du först platsintervallet. Se bilden. Sedan markerar du in dataområdet, i bilden B2:E5 och klickar på OK.

Klart! Jag har utökat radhöjden och diagrammen har markörer på en röd linje.

Publicerat i Excel | Lämna en kommentar

Tecken och radavstånd i Word 2010

Postat den 12 januari, 2012 av admin

När Office 2007 lanserades blev det tidigare standardteckensnittet Times New Roman utbytt till Calibri. Serifferna fick stryka på foten och ersattes med ett Sans Serif och det är också standard i Word 2010.
Något som orsakat mycket strul för många användare var att man samtidigt ökade radavståndet efter varje stycke. Så här gör du för att ändra standarden på teckensnitt och radavstånd.

 

Klickar du på den lilla pilen till höger får du dialogrutan Tecken. Klickar du på den lilla pilen till höger vid Stycke får du dialogrutan Stycke.

 

 

I dialogrutan Tecken kan du ändra standardteckensnitt. Välj i teckensnittslistan och klicka sedan på knappen Ange som Standard.

 

 

 

 

I dialogrutan Stycke kan du sätta Avstånd före och efter till 0 pt. Radavståndet sätts till Enkelt.

Klicka sedan på Ange som standard. Alla nya dokument kommer nu att ha de nya inställningarna och äldre dokument påverkas inte.

Words standardmall heter Normal.dotx och det är den som styr alla nya dokument i Word.

 

Publicerat i Word | Lämna en kommentar

Snabbsteg i Outlook 2010

Postat den 11 januari, 2012 av admin

Snabbstegen i Outlook är en nyhet i Office 2010. Med ett klick kan du få ett meddelande i Inkorgen att skickas exempelvis till din chef, eller en grupp av personer, flytta det till en annan mapp, ta bort det osv. I bilden nedan vill jag att alla meddelanden till min chef ska vidarebefordras till hans e-postadress och därefter flyttas till en annan mapp.

 

Jag klickar på Till chef

 

 

 

I denna dialogruta klickar jag på knappen Alternativ, nere till vänster.

 

 

 

Som första åtgärd väljer jag att vidarebefordra meddelandet till Bill Gates och som nästa åtgärd att flytta det till Chefens mapp.
Snabbstegen är ett bra sätt att organisera inkommande e-post i en ständigt växande inkorg. Du kan välja mellan många åtgärder som att vidarebefordra, svara, ta bort, kopiera eller flytta till annan mapp. När du väl installerat snabbsteget sker allt med några klick och Inkorgen blir bättre organiserad.

Publicerat i Outlook 2010 | Lämna en kommentar

OM funktionen som felhanterare i Excel

Postat den 14 december, 2011 av admin

I bilden till vänster visas en uppställning som i en division beräknar ett indextal mellan utfall och budget. Formeln i cell D3 är = B3/C3

Tar du bort innehållet i budgetcellen C3 uppstår ett felmeddelande i cell D3. Felmeddelandet är #DIVISION/0! vilket betyder att du i formeln försöker dividera med en cell som är noll. Detta felmeddelande kan vara nog så irriterande i ett snyggt utformat kalkylblad. För att undvika detta felmeddelande kan du använda OM funktionen i cell D3.

 

 

OM funktionen har följande syntax: =OM(Logisk test; värde om sant; värde om falskt)
I cell D3 skriver vi in följande =OM(C3=0;0;B3/C3) vilket i klarspråk betyder att om innehållet i cell C3 är tomt dvs. noll, skriv då in noll i cell D3, i annat fall utför divisionen.

Cell C3 är tom och du slipper felmeddelandet i cell D3.

Publicerat i Excel | Lämna en kommentar

Datum och tidsformat i Excel

Postat den 11 december, 2011 av admin

Skriver du i en cell som bilden till vänster visar, får du dagens datum. Med denna funktion får du alltid dagens datum när du öppnar filen, vilket kan vara användbart i många sammanhang. Formatet är Excels standardformat för datum: åååå-mm-dd

Varje datum i Excel tolkas av programmet som ett heltal. Excels inbyggda almanacka börjar 1900-01-01 och tolkas av Excel som heltalet 1. När detta skrivs är det den
2011-12-11 och det motsvarar heltalet 40 888. Det betyder att man kan göra alla slags beräkningar på datum.

 

Formeln visar hur många dagar som gått mellan den
2011-12-11 och årets första dag. Svaret i cell A3 blir 344.

 

 

 

Du kan också göra beräkningar på tid, eftersom varje tidpunkt i en cell tolkas som ett decimaltal. Tid måste alltid skrivas in med kolon och formatet är tt:mm
I bilden blir svaret i cell A3 08:35

 

 

Vill du se Excels interna heltal för datum, eller decimaltal för tid markerar du cellen och trycker enklast Ctrl + 1 på tangentbordet. I dialogrutan Formatera celler väljer du kategorin Allmänt till vänster.

 

Publicerat i Excel | Lämna en kommentar

Animeringseffekter på ritade figurer i Powerpoint

Postat den 2 december, 2011 av admin

Bilden nedan är ett exempel på hur du kan animera ritade figurer i Powerpoint. De olika figurerna har rörelsebanor och olika effekter och tider vid slutet av en rörelsebana. Det finns en mängd variationer, så det är upp till din fantasi att animera i Powerpoint.

Här har jag först valt en bildbakgrund och sedan ritat upp ett antal figurer som cirklar, ellipser och pilar. Du markerar en figur och väljer fliken Animeringar och väljer en animering. Se till att animeringsfönstret till höger är framme, genom att klicka på Rutan animering.

 

I detta fönster kan du göra mängder av inställningar till animeringen, genom att klicka på listpilen till höger och välja Effektalternativ. Nedan visas ett exempel på animering 5
Ellips 3: Orange. Denna animering heter Schackrutor.

 

 

 

 

 

 

 

Du kan se hela animeringen här  Animeringseffekter ritade figurer.
Tryck på tangent F5 för att starta bildspelet och tryck sedan på mellanslag för att fortsätta.

Publicerat i Powerpoint | Lämna en kommentar

Kommentarer och felkontroll i Excel 2010

Postat den 1 december, 2011 av admin

Celler som har en röd triangel i höger hörn visar att det finns en kommentar i cellen. Visas en grön triangel i vänster hörn är det Excels felkontroll som varnar för ett eventuellt fel i formeln.

Vill du infoga en kommentar högerklickar du i en cell och väljer Infoga kommentar. Skriv in vad du önskar och kommentaren fungerar nu som en ”pop-up” när du lägger muspekaren på cellen.

 

Den gröna triangeln visas om Excel känner av att det kan vara ett fel i formeln. Felkontrollen reagerar på flera olika saker och de reglerna finns under menyn Arkiv, Alternativ och i dialogrutan Excel-alternativ under kategorin Formler.

Publicerat i Excel | Lämna en kommentar