Öppna PDF filer i Word

När en pdf-fil sparas blir den som de flesta vet skrivskyddad. I tidigare versioner av Word har du kunnat spara den som pdf, men aldrig kunnat öppna en pdf-fil. Det kan du nu i version 2013 och 2016. Välj Arkiv, Öppna och leta fram filen.

Öppna pdf-filer i Word

Den öppnas nu som en pdf kopia i Word. Och det finns stor risk att dokumentet inte ser ut som originalet. Innehåller den följande element uppstår det trubbel.

Grafik och urklipp. Tabeller med cellavstånd. Spårade ändringar. Ramar och sidkantlinjer. Fotnoter. Ljud och video. Sidbrytningar med mera. Man kan konstatera att konvertera från pdf till Word fungerar bäst om filen endast innehåller text. En förklaring är att en pdf-fil inte innehåller information om dokumentets struktur, som stycken, tabeller, spalter etc.

När du sedan sparar filen kommer den att sparas som ett Word dokument, då originalfilen är skrivskyddad.

Öppna pdf-filer i Word-2

Posted in Office 2013, Office 2016, Word | Tagged | Leave a comment

Transformera data med exempel

Microsoft har nyligen släppt ett tillägg (Add-in) för Excel 2016, Transform By Example. Det här är en smart teknisk nyhet som borde få många Excel entusiaster att jubla. Jag har tidigare skrivit om Snabbfyllning i Excel och det nya tillägget är en vidareutveckling av Flash Fill som ger mersmak.

Transformera data med exempel

När den är installerad lägger den sig till höger på menyfliken Data. Det finns ingen svensk översättning ännu, men det borde Microsoft i Sverige fixa snarast. Microsofts egen benämning är ”Example-driven search engine to find functions for your data wrangling tasks”.

Exemplet nedan visar namn i J kolumnen. I kolumn K har jag skrivit in namnen så som jag vill ha dom. Du bör skriva in två tre exempel. Ställ dig sedan i cell K4 och klicka på Get Transformations.

Transformera data med exempel-2

 

Jag valde här det översta alternativet och nu fylls alla namn i kolumn K med det namnmönster jag vill ha.

Transformera data med exempel-3

 

Nästa exempel är ännu mer imponerande. Notera den hopplösa datumstrukturen i kolumn D. I kolumn E har jag skrivit in tre datum så som jag vill det ska visas.

Transformera data med exempel-4

 

Romerska tal till heltal fixas kvickt. Transformera data med exempel gäller endast för Excel 2016, Excel Online samt Excel 2016 för Mac.

Transformera data med exempel-5

Posted in Excel, Office 2016 | Tagged , | Leave a comment

Felsökning nätverk i Windows 10

Då och då händer det att Internetanslutningen bryts av någon anledning. Då ska du använda felsökning för nätverk. Det tar högst en minut att köra en nätverksdiagnostik, som återställer IP-konfigurationen, i stället för att starta om Windows som kan ta mycket längre tid.

Status för nätverk

Välj Start och Inställningar och Nätverk och Internet.

 

 

Status för nätverk-3

Felsökningen är utmärkt och åtgärdar oftast problemet.

Posted in Windows 10 | Leave a comment

Snabbfyllning i Excel – en repris

Snabbfyllning - en repris

 

Det är värt att berätta mer än en gång om hur upplyftande snabbfyllning i Excel är. Det måste vara en av Excels mest tidsbesparande verktyg och många användare blir lyckliga när de ser hur snabbfyllning fungerar. Snabbfyllning läser av ett mönster i cellen bredvid och försöker omvandla mönstret så som du skriver in det i cellen. Jens i Lund frågade mig senast om ett problem med telefonnummer.

Snabbfyllning - en repris-2

 

Jens får in telefonnumren från ett internt system men utan första nollan. Se kolumn A.

Han har försökt med åtskilliga varianter i Excel, men hittar ingen lösning. Det är mycket enformigt och tidsödande att manuellt skriva in en nolla framför alla telefonnummer, speciellt när det rör sig om över ettusen nummer.

Lösningen är att först formatera cellerna i kolumn B som text. Excel undertrycker nollor i celler som inte har något specifikt talformat, vilket är standard i Excel. Sedan skriver Jens in första telefonnumret som han vill ha det i cell B1 med en begynnande nolla.

 

Snabbfyllning - en repris-3

 

Klickar han därefter på Snabbfyllning blir resultatet som bilden visar. I Jens kalkylblad ändrades telefonnumret i över 1 000 celler på en sekund.

Den gröna triangeln är en felkontroll och indikerar att cellerna är formaterade som text. Du kan stänga av den genom att välja Arkiv, Alternativ, Formler och bocka av regeln för felkontroll.
Läs även tidigare inlägg Snabbfyllning i Excel 2013

Posted in Excel | Tagged | Leave a comment

Pivottabell – Hantera tomma celler

Som du vet är det alltid bäst att först skapa en tabell, innan du skapar pivottabeller. Den största fördelen är att dataområdet i tabellen blir dynamisk. Läggs nya rader eller kolumner till utökas tabellen per automatik. Dock måste du alltid uppdatera pivottabellen om ändringar görs i datakällan.

Ett vanligt problem som uppstår är när tabellen innehåller tomma celler. Då tolkar Excel de tomma cellerna som text och då blir resultatet i summeringsboxen ofta Antal i stället för Summa.

Pivottabell - Hantera tomma celler

 

Kolumnen för fakturerat innehåller tomma celler.

 

 

Pivottabell - Hantera tomma celler-2

 

I boxen Σ Värden visas Antal av Fakturerat i stället för Summa av Fakturerat.

 

 

 

Pivottabell - Hantera tomma celler-3

 

Lösningen är att fylla datakällans tomma celler med noll 0. Ett smart sätt är att trycka på tangent F5 och klicka på Special. Här kan du markera alla tomma celler.

Skriv sedan =0 i formelfältet och tryck på Ctrl+Enter. Nu fylls alla tomma celler i datakällan med noll. Glöm ej att uppdatera pivottabellen. Nu kommer det att stå Summa av Fakturerat i boxen Värden.

 

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment

Power View i Excel

Power tilläggen i Excel lanserades först i version 2010, och utan tvekan är Power Pivot tillägget det mest intressanta. Men det fanns ytterligare tillägg som Power Map och Power View. I Excel 2013 utvecklades Power supplementet ytterligare, men måste alltid installeras manuellt, eftersom de inte är aktiverade som standard. Läs tidigare inlägg hur du installerar dom.

Power ViewI Excel 2013 sattes ikonen för Power View upp snyggt och prydligt på Infoga fliken längst till höger i en grupp kallad Rapporter. Microsofts beskrivning för Power View i Excel 2013 är följande.

”Fatta bättre affärsbeslut och skapa snygga interaktiva rapporter”.

Tyvärr måste jag konstatera att Power View är ganska segt, kräver mycket datorkraft och mest anmärkningsvärt är att det inte är särskilt användbart eller användarvänligt. Kanske är det därför som Microsoft ”gömt” Power View i Excel 2016. Tanken med interaktiva rapporter är förstås god och troligen satsar man mer på den webbaserade varianten Power BI.

Power View-2

 

Enligt min mening är det enklare att använda Excels alla inbyggda verktyg och formler för att skapa interaktiva rapporter, typ Dashboards. Med rätt kunskap, kan de bli hur effektiva som helst.

Posted in Excel, Office 2013, Office 2016 | Tagged , , , | Leave a comment

Snabbanalys i Excel 2013/2016

Den lilla ikonen till höger om ett markerat område väcker inte så mycket uppmärksamhet. Men klickar du på den, öppnar det upp fina möjligheter för snabbanalys i Excel. Genom att endast lägga muspekaren över ett alternativ kan du få villkorsstyrd formatering, diagram, tabeller, miniatyrdiagram och olika slags formler. Väljer du fliken Summor behöver du inte ens skriva formlerna, det ordnar Excel. Observera att i bilden nedan finns inga formler, utan endast en uppställning som är markerad. Den svarta pilen visar ikonen Snabbanalys.

Snabbanalys i Excel

I bilden nedan har jag valt fliken Summor och alternativet % Totalt. Varje månadskolumn får då en procentuell fördelning, som annars hade varit mer tidsödande att göra manuellt genom att skriva en formel. Formeln i cell C7 som Excel skapar är =SUMMA(C4:C6)/SUMMA($C$4:$G$6). Formeln dividerar januari månads värden, med alla värdena i uppställningen. En synnerligen snabb analys.

Snabbanalys i Excel-2

Posted in Excel, Office 2016 | Tagged , , | Leave a comment

Excel 2013 specialist

Jag har snart arbetat med Excel i 30 år och tog nyligen vid 64 års ålder chansen att certifiera mig som Microsoft Excel 2013 specialist och klarade testet. Jag hade tänkt satsa på Excel 2016, men det testet fanns inte och det är kanske inte så konstigt då Excel 2013 och 2016 är ganska lika varandra till struktur och innehåll. Jag testade mina kunskaper i Köpenhamn och danskarna berättade för mig att testerna för 2013 är betydligt svårare än testerna var i föregående version Excel 2010.

Har du planer på att bli Excel specialist ska du veta att testerna är mycket svåra att klara av. Cirka 70% blir ej godkända. Så några ord på vägen är att du måste förbereda dig mycket noga. Du måste gå igenom allt som finns i Excel. Det finns ju t.ex. över 300 funktioner i Excels funktionsbibliotek. Och på testet ska du vara mycket observant på vad som händer när du filtrerar en tabell. Du måste ha stenkoll på dolda kolumner och rader, villkorsstyrd formatering med mera.

Men när du klarat testet och fått ditt intyg kan jag garantera att du euforiskt kommer att sväva bland moln av lycka och tillfredsställelse. Och badgen som du får sitter utmärkt i ditt CV.

Excel badg

Posted in Excel, Office 2013 | Tagged , , , | Leave a comment

Arbetsboksfrågor i Excel 2016

För några år sedan kom tillägget Power Query till Excel. I Excel 2013 var du tvungen att ladda ner tillägget från Microsofts sidor och installera det manuellt. Men i version 2016 finns den under Datafliken.

Arbetsboksfrågor i Excel 2016

 

I gruppen Hämta och transformera öppnas det upp en ny värld i Excel. Med hjälp av Power Query som på svenska snällt kallas Frågeredigeraren kan du strukturera data på en mängd olika sätt, innan du skapar en Pivottabell på informationen.

Du utformar först all data som tabeller, ger dom ett namn och läser in alla tabellerna i Frågeredigeraren. Detta gör du under Kombinera frågor och Lägga till.

 

 

Nedan ses ett exempel i Frågeredigeraren. Sex olika tabellfrågor har lästs in i en datamodell och kombinerats med ytterligare en tabell för pris. I denna miljö skapas även relationer mellan tabellerna precis som i ett databasprogram och en sak till.

Här finns ingen begränsning i antalet rader (1 048 576) som det finns i Excel. Skapar du en datamodell är det i princip datorns prestanda som avgör hur mycket data som kan läsas in.

Arbetsboksfrågor i Excel 2016-2

 

Posted in Excel | Tagged , , , | Leave a comment

Felkontrollen i Excel

Den lilla gröna triangeln som ibland poppar upp i en cell, föranleder många frågor och kommentarer bland användare jag möter. Speciellt när man vill formatera celler som text.

Felkontrollen i Excel

I cell A2 har jag skrivit in 000123 men i Excel undertrycks nollorna och resultatet blir 123

I cellerna A4 till A6 skriver jag först in en apostrof som formaterar talet som text och sedan 000123

Då poppar felkontrollen upp som bilden visar. För att undvika den gröna triangeln när du vill formatera celler som text, kan du göra följande inställning i Excel.

Välj Arkiv, Alternativ och till vänster Formler. Här hittar du längst ned Felkontroll och Felkontrollregler. Här kan du ta bort bocken i ”Tal formaterade som text eller som föregås av en apostrof”. Här kan du också ta bort aktiveringen av felkontroll helt och hållet, men det är inget som jag rekommenderar.

Felkontrollen i Excel-2

Posted in Excel | Tagged , | Leave a comment