Visa/Dölj tomt utrymme i Word

Gunnar arbetar med Word och undrar vad som hänt med markören som alltid ligger högst upp på A4 sidan. Han känner heller inte igen den lodräta linjalen till vänster.

Bilden nedan visar hur det ser ut när man dubbelklickat på området strax över A4 sidan. Då finns det ingen möjlighet att komma åt t.ex. sidhuvudet. Och toppmarginalen tycks försvinna, vilket visas på den lodräta linjalen.

Visa dölj tomt utrymme

 

 

Varför någon kläckt denna idé på Microsofts utvecklarteam för Word är oklart. Klart är att dölja det tomma området kan upplevas som mycket förvillande för många Wordanvändare.

 

Posted in Okategoriserade | Tagged | Leave a comment

Villkorsstyrd formatering – nytt exempel

Att använda villkorsstyrd formatering är populärt bland många Excelanvändare. Inte så konstigt då man kan få olika visuella attribut i celler för att fånga ens uppmärksamhet.

Jonas vill t.ex. att cell D4 ska bli gul om värdet i cell B4 är större eller lika med värdet i cell D1. Att enbart använda villkorsstyrd formatering i detta fall går inte, om man inte först kombinerar det med en Om formel. Se bilden nedan.

Villkorsstyrd formatering - nytt exempel

I cell D4 finns formeln =OM(B4>=D1;SANT;””)

Om villkoret uppfylls returneras SANT i cell D4, vilket kan användas i villkorsstyrd formatering. Är B4 mindre än 10 visas ingenting.

Sedan markerar Johan cell D4 och väljer Start, Villkorsstyrd formatering, Ny regel och Formatera endast celler som innehåller.

Villkorsstyrd formatering - nytt exempel-2

Nederst i dialogen väljer han Specifik text innehåller Sant och så formaterar han cellen gul.

Om han inte vill se texten SANT kan han formatera teckenfärgen med samma gula färg som cellens fyllningsfärg.

 

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment

Auto beräkning av antal rader

Jessica har en lista med 40–60 rader och hon tar ständigt bort och lägger till nya rader i listan. Hon vill därför ha bättre koll på hur många rader hennes lista har vid varje given tidpunkt. En upplysning typ ”Denna lista har 44 rader”.

Här visas några alternativa metoder som ger henne denna info.

Auto räkning av antal rader

För att illustrera innehåller listan till vänster 20 rader med data plus en rubrikrad. Formeln visas i cell D4. Funktionen Antalv räknar hur många celler som innehåller något.

Problemet med denna formel är om Jessica infogar en ny rad ovanför rad 2 (Sverige) eller om hon infogar en ny rad efter rad 21, då kommer inte formeln att uppdatera.

Basic Excel tycker säkert flera läsare, men faktum är att många användare inte tänker på detta. Ett smart sätt att lösa problemet är att skriva formeln enligt följande:
=”Denna lista har ”&ANTALV(A1:A22)-1&” rader”

Formeln utökar området till cell A22, tar med rubrikraden på rad ett och subtraherar med ett. Denna formel gör att rader kan infogas överallt i listan och att formeln uppdaterar. Ovanstående formler fungerar endast om där inte är några tomma celler i området A1:A22. Finns det tomma celler kan man använda funktionen Rader i stället.

=”Denna lista har ”&RADER(A1:A22)-1 &” rader”

Den absolut bästa lösningen för Jessica är att infoga en tabell i listan. Det gör att dataområdet blir dynamiskt och att hon kan infoga och ta bort rader var som helst i listan. När hon infogar en tabell får området ett namn typ Tabell1. Vilket då kan användas i formeln nedan.

=”Denna tabell har ” &RADER(Tabell1) & ” rader”

Posted in Excel | Tagged , , , | Leave a comment

Microsoft Office historik

Word 1.0 släpptes september 1983 och den var gjord för MS-DOS. Windows fanns ju inte och en finess var att man kunde ha flera dokument öppna samtidigt. Och när man blickar tillbaks så är det intressant att se att Microsoft alltid har satsat mycket på Mac-datorer.

Apple logga-2År 1985 släpps Word 1.0 för Macintosh och 1988 släpps Powerpoint för Mac. Man köpte helt enkelt upp företaget Forethought och det blev en succé på Macarna. Tro inte att det första Office gjordes för PC. År 1989 släpptes Office 1.0 för Macintosh, som innehöll Word, Excel och Powerpoint.

Win logga

Först året därpå släpptes Office 1.0 för Windows. 1992 kom så Office 3.0 för Windows, som innehöll Word 2.0, Excel 4.0, Powerpoint 3.0 samt MS Mail. Paketet såldes i miljontals exemplar.

Office 4.0 för Mac släpptes 1993 och med denna version hade man äntligen full kompatibilitet mellan Windowsfiler och Macfiler. Sedan går det snabbt med Office för Windows. Den kanske bästa versionen av Word släpps. Word 6.0 som nu har 10 miljoner användare. Excel 5.0 utvecklas enormt och Access 2.0 ingår.

Office 95 för Windows släpps i augusti 1995 och innehåller Word 95, Excel 95, Powerpoint 95, Access 95 samt Schedule. Tillsammans med Windows 95 försvann begränsningen på åtta tecken i ett filnamn, och nu finns äntligen stöd för långa filnamn. I slutet av året finns det 30 miljoner Excelanvändare.

Office assistenten

I december 1996 släpps Office 97 för Windows. 20 miljoner licenser såldes på mindre än ett år. Här dök den avskydda Office-assistenten upp när man minst ville.

 

Apple logga

 

Office 98 för Mac. Innehöll Internet Explorer 4.0 och Outlook Express, förutom alla de andra applikationerna. Stöd för Quick Time filer och Drag-and-drop.

 

Office 2000 för Windows och Pc. Alla apparna slutade på 2000. I maj 2001 släppte Microsoft Office XP för Pc. Alla apparna hade suffixet 2002. Samtidigt släpptes Office X för Mac. Word X, Excel X, Powerpoint X samt Entourage X som ersatte Outlook Express.

Office 2003Office 2003 blev en succé tillsammans med Windows XP. Försäljningen uppgick till 50 miljoner licenser. Två nya applikationer var InfoPath och OneNote och alla ikoner i paketet hade Win XP utseende. Stora förändringar i Outlook.

Office 2007

I januari 2007 släpptes Office 2007 ihop med Windows Vista. Det nya gränssnittet med flikar i stället för menyer ställde till problem och missnöje bland många användare. Arkivmenyn försvann och ersattes av Officeikonen. Många hade svårt för att hitta det man ville göra och Windows Vista gjorde inte saken bättre.

 

Office 2010 släpptes i juni och den här versionen finns fortfarande bland många företag och organisationer. Den är mycket stabil tillsammans med Windows 7 och innehåller en hel del nyheter. Innan lanseringen testades Office 2010 på 100 000 datorer och det är den första versionen som innehåller både 32- och 64-bits alternativ. Microsoft var tvungen att lägga tillbaks Arkivmenyn efter protester från användare.

Office 2013 innebar en stor förändring. Microsoft lägger mest utvecklingsarbete på Excel och Outlook. I Excel kommer de nya tilläggen Power Pivot, Power Query med flera tillägg som innebär att Excel i praktiken blir en relationsdatabas. Varje användare tilldelas en terrabyte på One Drive.

Office 2016

Office 2016/Office 365 kan köras lokalt eller i molnet. Word Online och Excel Online med begränsad funktionalitet. Ständiga uppdateringar till applikationerna.

 

Office paketet är Microsofts mest inkomstbringande produkt, med över en miljard användare. I debatten om leverantörsberoende och alternativa plattformar, anses beroendet av Office ofta som det svåraste hindret för ett byte till andra plattformar.

Posted in Office 2010, Office 2013, Office 2016 | Tagged , , , , | Leave a comment

Sätta standardlayout på pivottabeller

Microsoft släpper ständigt nya uppdateringar till Office 2016. En nyhet i Excel 2016 är att du kan ändra standardlayouten för pivottabeller. I själva verket har det tillkommit ett helt nytt avsnitt som heter Data, när du väljer Arkiv, Alternativ i Excel. Här finns nya inställningar för pivottabeller och dataimport. Här kan du redigera standardlayouten för pivottabeller.

Sätta standardlayout för pivottabeller

I bilden nedan har jag valt en annan rapportlayout och den aktiva cellen är A16. Här kan du klicka på Importera och då ska standardlayouten ändras. Klickar du på Pivottabellalternativ finns här en mängd olika inställningar för Pivottabeller. Dessvärre fungerar inte detta när jag testar på flera olika datorer med Excel 2016. Skapar jag en ny pivottabell har standardlayouten inte ändrats. En bugg kanske i den svenska versionen, för den tycks fungera i den engelska. Det blir en feedback till Microsoft i Sverige om detta.

 
Sätta standardlayout för pivottabeller-2

Posted in Excel, Office 2016 | Tagged , | Leave a comment

Öppna PDF filer i Word

När en pdf-fil sparas blir den som de flesta vet skrivskyddad. I tidigare versioner av Word har du kunnat spara den som pdf, men aldrig kunnat öppna en pdf-fil. Det kan du nu i version 2013 och 2016. Välj Arkiv, Öppna och leta fram filen.

Öppna pdf-filer i Word

Den öppnas nu som en pdf kopia i Word. Och det finns stor risk att dokumentet inte ser ut som originalet. Innehåller den följande element uppstår det trubbel.

Grafik och urklipp. Tabeller med cellavstånd. Spårade ändringar. Ramar och sidkantlinjer. Fotnoter. Ljud och video. Sidbrytningar med mera. Man kan konstatera att konvertera från pdf till Word fungerar bäst om filen endast innehåller text. En förklaring är att en pdf-fil inte innehåller information om dokumentets struktur, som stycken, tabeller, spalter etc.

När du sedan sparar filen kommer den att sparas som ett Word dokument, då originalfilen är skrivskyddad.

Öppna pdf-filer i Word-2

Posted in Office 2013, Office 2016, Word | Tagged | Leave a comment

Transformera data med exempel

Microsoft har nyligen släppt ett tillägg (Add-in) för Excel 2016, Transform By Example. Det här är en smart teknisk nyhet som borde få många Excel entusiaster att jubla. Jag har tidigare skrivit om Snabbfyllning i Excel och det nya tillägget är en vidareutveckling av Flash Fill som ger mersmak.

Transformera data med exempel

När den är installerad lägger den sig till höger på menyfliken Data. Det finns ingen svensk översättning ännu, men det borde Microsoft i Sverige fixa snarast. Microsofts egen benämning är ”Example-driven search engine to find functions for your data wrangling tasks”.

Exemplet nedan visar namn i J kolumnen. I kolumn K har jag skrivit in namnen så som jag vill ha dom. Du bör skriva in två tre exempel. Ställ dig sedan i cell K4 och klicka på Get Transformations.

Transformera data med exempel-2

 

Jag valde här det översta alternativet och nu fylls alla namn i kolumn K med det namnmönster jag vill ha.

Transformera data med exempel-3

 

Nästa exempel är ännu mer imponerande. Notera den hopplösa datumstrukturen i kolumn D. I kolumn E har jag skrivit in tre datum så som jag vill det ska visas.

Transformera data med exempel-4

 

Romerska tal till heltal fixas kvickt. Transformera data med exempel gäller endast för Excel 2016, Excel Online samt Excel 2016 för Mac.

Transformera data med exempel-5

Posted in Excel, Office 2016 | Tagged , | Leave a comment

Felsökning nätverk i Windows 10

Då och då händer det att Internetanslutningen bryts av någon anledning. Då ska du använda felsökning för nätverk. Det tar högst en minut att köra en nätverksdiagnostik, som återställer IP-konfigurationen, i stället för att starta om Windows som kan ta mycket längre tid.

Status för nätverk

Välj Start och Inställningar och Nätverk och Internet.

 

 

Status för nätverk-3

Felsökningen är utmärkt och åtgärdar oftast problemet.

Posted in Windows 10 | Leave a comment

Snabbfyllning i Excel – en repris

Snabbfyllning - en repris

 

Det är värt att berätta mer än en gång om hur upplyftande snabbfyllning i Excel är. Det måste vara en av Excels mest tidsbesparande verktyg och många användare blir lyckliga när de ser hur snabbfyllning fungerar. Snabbfyllning läser av ett mönster i cellen bredvid och försöker omvandla mönstret så som du skriver in det i cellen. Jens i Lund frågade mig senast om ett problem med telefonnummer.

Snabbfyllning - en repris-2

 

Jens får in telefonnumren från ett internt system men utan första nollan. Se kolumn A.

Han har försökt med åtskilliga varianter i Excel, men hittar ingen lösning. Det är mycket enformigt och tidsödande att manuellt skriva in en nolla framför alla telefonnummer, speciellt när det rör sig om över ettusen nummer.

Lösningen är att först formatera cellerna i kolumn B som text. Excel undertrycker nollor i celler som inte har något specifikt talformat, vilket är standard i Excel. Sedan skriver Jens in första telefonnumret som han vill ha det i cell B1 med en begynnande nolla.

 

Snabbfyllning - en repris-3

 

Klickar han därefter på Snabbfyllning blir resultatet som bilden visar. I Jens kalkylblad ändrades telefonnumret i över 1 000 celler på en sekund.

Den gröna triangeln är en felkontroll och indikerar att cellerna är formaterade som text. Du kan stänga av den genom att välja Arkiv, Alternativ, Formler och bocka av regeln för felkontroll.
Läs även tidigare inlägg Snabbfyllning i Excel 2013

Posted in Excel | Tagged | Leave a comment

Pivottabell – Hantera tomma celler

Som du vet är det alltid bäst att först skapa en tabell, innan du skapar pivottabeller. Den största fördelen är att dataområdet i tabellen blir dynamisk. Läggs nya rader eller kolumner till utökas tabellen per automatik. Dock måste du alltid uppdatera pivottabellen om ändringar görs i datakällan.

Ett vanligt problem som uppstår är när tabellen innehåller tomma celler. Då tolkar Excel de tomma cellerna som text och då blir resultatet i summeringsboxen ofta Antal i stället för Summa.

Pivottabell - Hantera tomma celler

 

Kolumnen för fakturerat innehåller tomma celler.

 

 

Pivottabell - Hantera tomma celler-2

 

I boxen Σ Värden visas Antal av Fakturerat i stället för Summa av Fakturerat.

 

 

 

Pivottabell - Hantera tomma celler-3

 

Lösningen är att fylla datakällans tomma celler med noll 0. Ett smart sätt är att trycka på tangent F5 och klicka på Special. Här kan du markera alla tomma celler.

Skriv sedan =0 i formelfältet och tryck på Ctrl+Enter. Nu fylls alla tomma celler i datakällan med noll. Glöm ej att uppdatera pivottabellen. Nu kommer det att stå Summa av Fakturerat i boxen Värden.

 

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment