Symboler i Excel utsnitt

När du infogar pivottabeller i Excel och ska filtrera fram data, är den bästa metoden att infoga ett utsnitt. I detta exempel visas hur du infogar valutasymboler i utsnittet. När du klickar på en valutasymbol i utsnittet konverteras valutorna i tabellen och linjediagrammet uppdateras med vald valuta.

Symboler i Excel utsnitt

 

I kolumn C visas de aktuella valutakurserna (feb. 2018). I cell B13 har jag infogat en pivottabell utifrån tabellen ovan.
B kolumnen (Symbol) ligger som radetiketter och kolumn C ligger i boxen
Σ Värden.

 

 

I nästa tabell visas försäljningsresultatet per månad och i cell G5 finns följande formel som uppdaterar och konverterar vald valuta.  =[@[Försäljning kr]]/$C$14
En strukturerad cellreferens som hämtar från cell C14 i pivottabellen (se föregående bild). Eftersom cell C14 har en absolut cellreferens har det ingen betydelse om användarna skulle välja mer än en valuta i filtreringen.

Symboler i Excel utsnitt-2

 

Själva utsnittet läggs nedanför tabellen. Och du infogar den genom att stå i pivottabellen.

I cell G2 finns följande formel som visar vald valuta. =”Försäljning i ”&B14

 

 

 

Symboler i Excel utsnitt-3

För att visa ett linjediagram gör du en splittrad markering av E och G kolumnen. Tryck ned Ctrl-tangenten för att göra en splittrad markering.

För att skapa diagramrubriken, markerar du den och i formelfältet skriver du = och klickar in i cell G2.

 

När en ny valuta väljs i utsnittet uppdateras linjediagrammet med nya siffror på Y-axeln.

Tack till Mynda Treacy i Australien för detta Excellenta tips.

 

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment

Övergången Morfning i Powerpoint

För alla Powerpoint entusiaster är Morfning en nyhet under fliken Övergångar. Det är en specialeffekt som används inom film och animering. Morfningen förändrar en bild så att den övergår i en annan bild. En persons ansikte kan t.ex. transformeras till en annan person. Så här gör du.

Du måste utgå från två bilder och börja med att infoga några 3D-modeller på första bilden. Kopiera modellerna och klistra in dom på bild 2. Det är bild två du kommer att arbeta med. Det du gör på bild 2 kommer att bli övergången från Bild 1. I bilderna nedan har jag infogat en flodhäst och en elefant från 3D-modellerna.

Övergången morfning i PP

 

Bild 1

Utgå sedan från bild 2 när du vill se morfningen. Nedan är djuren roterade och storleken har ökat. Och resultatet av det visas i bild 2 som blir själva morfningsbilden.

Övergången morfning i PP-2

Bild 2

Som effektalternativ kan du också morfa ord och enskilda tecken. Morfningen påminner lite om animering med rörelsebanor som funnits i Powerpoint länge, men i och med du arbetar med 3D-modeller blir upplevelsen helt annorlunda.

Posted in Powerpoint | Tagged , | Leave a comment

Visa Max och Min värden i diagram

Att visualisera data begripligt och effektivt blir allt mer viktigt för dagens företag och organisationer. Officepaketet erbjuder idag en mängd olika diagram, men det gäller att veta hur man på smartast sätt använder diagrammen, för att visualisera data som dessutom ska vara enkelt att uppdatera.

Nedan visas hur du kan visa min och maxvärden i ett linjediagram samt i ett stapeldiagram. Det kräver en uppställning med strukturerade cellreferenser, vilket betyder att jag först har infogat en tabell i uppställningen. Tabellen har de superba egenskaperna att den kopierar formlerna på direkten, utökar dataområdet per automatik och uppdaterar diagrammet.

Visa max och minvärden i diagram1

 

I cell D6 finns en OM funktion som letar upp det högsta värdet i kolumn D, och returnerar det högsta värdet, annars returneras #SAKNAS!

I cell E6 finns motsvarande formel som letar upp det lägsta värdet. Eftersom det ska bli ett linjediagram använder jag =SAKNAS() i formeln, då jag inte vill visa serien i linjediagrammet.

 

 

Visa max och minvärden i diagram2

 

 

Visa max och minvärden i diagram3

 

Sedan markeras cellområdet A5:E29 och jag väljer ett linjediagram med brytpunkter. Sedan markeras högsta brytpunkt (97), jag högerklickar och väljer Formatera datapunkt.

Väljer här Markör, Alternativ för brytpunkt, Fördefinierade, väljer en typ med storlek 10. Fortsätter nedåt vid Fyllning, Ingen fyllning. Fortsätter nedåt med Kantlinje, Heldragen linje. Väljer en färg och bredden 1,75 pt.

 

Slutligen högerklickar jag på de båda datapunkterna och väljer Lägg till dataetiketter

Visa max och minvärden i diagram4

 

 

 

 

 

 

 

Visa max och minvärden i diagram5

 

Till vänster visas uppställningen och för att skapa ett stapeldiagram gör jag följande. Formlerna i cell D41 och E41 är:

=OM([@Försäljning]=MAX([Försäljning]);[@Försäljning];0)

=OM([@Försäljning]=MIN([Försäljning]);[@Försäljning];0)

 

Eftersom det är ett stapeldiagram vill jag inte visa något när det är 0 (noll) och nollan kan man dölja med ett anpassat format. Välj formatera celler och anpassat. Skriv in följande 0;-0;

Resultatet efter några formateringar. När ny data läggs till och det skulle uppstå nya max eller min värden, flyttas respektive staplar med grönt och orange.

Visa max och minvärden i diagram7

 

Posted in Excel | Tagged , , , , | Leave a comment

Konvertera SVG ikoner till former

Det var 2017 som Microsoft introducerade SVG ikoner under fliken Infoga i Word, Excel och Powerpoint. SVG står för Scalable Vector Graphics, men ikonerna var ganska enahanda och begränsade gällande formatering. Men nu har Microsoft släppt en alldeles ny kreativ möjlighet för ikonerna i Office 2016/Office 365. Nu kan du konvertera ikonerna till former, vilket innebär att du mer i detalj kan förändra dom. Det är bara att släppa loss fantasin.

Convert to shape

Microsoft i Sverige har ännu inte översatt den, så den heter Convert to Shape och finns under fliken Bildverktyg, Formatera. Du får en fråga om du vill konvertera till ett ritobjekt och då svarar du Ja.

Nedan visas några ikoner som konverterats och formaterats med olika färger, skuggor, konturer och figureffekter.

Convert to shape-3

Convert to shape-2

 

 

 

Convert to shape-5Convert to shape-4

 

 

 

 

Convert to shape-7

Convert to shape-6

 

 

 

 

Convert to shape-9Convert to shape-8

 

Posted in Office 2016, Office 365 | Tagged , , , | Leave a comment

Visual Basic är ibland enda lösningen

Linda arbetar med mallar i Word och Excel. Hon har specifika önskemål om hur mallarna ska fungera när hon fyller i uppgifter i dom.

  • Alla fält/celler ska vara ifyllda innan du stänger dokumentet
  • Det får gärna komma upp en varning
  • Man ska helst inte kunna spara dokumentet om man inte har fyllt i allt korrekt
  • Det är både tal och text som ska fyllas i  (Det är en mall med massor av information, vilket ställer till det när det inte är korrekt ifyllt)

Hon har gått igenom allt som tänkas kan i både Word och Excel. Och trots att programmen har mängder med verktyg och funktioner, kan hon inte hitta något som kan hjälpa henne.

Och det här är värt att understryka. När man har specifika önskemål som Linda har, är det inte säkert att programmens verktyg kan vara till hjälp. Då återstår endast att skriva makron i VBA (Visual Basic for Applications). Det finns mängder med information om VBA på nätet. Själv rekommenderar jag Allen Wyatts Excel tips.

Excel tips

Posted in Okategoriserade | Tagged | Leave a comment

DDE och OLE

För dig som var tidigt ute och lärde dig Officeprogrammen, är kanske DDE och OLE förkortningarna bekanta. DDE, Dynamic Data Exchange innebar att du kunde länka en Excelkalkyl till exempelvis ett Worddokument. Ändringar i Excelfilen uppdaterades i Wordfilen.

Men tekniken har varit farlig eftersom den lätt kunde användas av hackare, som använde den till att infektera datorer. Den andra tekniken för att låta program utbyta information kallas OLE, Object Linking and Embedding. Denna teknik gäller än idag och har ersatt DDE. De senaste uppdateringarna för Office 2016 (December 2017 Security uppdates) stänger nu av DDE i Windows för gott.

Posted in Office 2016, Windows 10 | Tagged , | Leave a comment

Researcher i Word 2016

Researcher är en intressant nyhet som du hittar under fliken Referenser. Den hjälper dig hitta citat, bilder och citerbara källor. Den är praktisk då du stannar kvar i Word, i stället för att ständigt Googla dig fram till ett oändligt antal länkar för att hitta information.

Researcher

 

I sökfältet har jag sökt efter artisten George Michael, och får då fram en översikt med länkar till bilder, samt webbsidor och böcker om honom. Men man kan ju undra varför Microsoft i Sverige inte gjort någon översättning på researcher.

 

 

 

Researcher-2

Bredvid ikonen Researcher finns Smart sökning, som påminner om researcher. Här måste du först markera en text du vill veta mer om. Då poppar ett fönster upp till höger och du slipper Googla dig fram för att få sökresultat. Smart sökning finns även i Excel och Powerpoint.

 

Posted in Office 2016 | Tagged | Leave a comment

Bloggen väcks till liv

Efter en längre tids sjukdom kan jag nu skriva nya inlägg på denna blogg. Ambitionen är att bli en kunskapsbank för Microsoft Office användare och här finns redan över 400 inlägg som är sökbara.

Framöver kommer jag att skriva mycket om nyheterna i Office 2016 och Office 365 som idag ofta kombineras bland företag och organisationer. Det finns oerhört mycket nytt i Microsofts molntjänster och uppdateringar sker hela tiden. Här gäller det som användare att hänga med.

Jag får ofta frågor om olika hur man ska lösa olika problem i Office och jag försöker besvara när jag kan. Försök då att ställa frågorna så ingående som möjligt och det går bra att skicka mejl till mig med exempelfiler. Då blir det lättare att lösa frågorna. Min mejladress finns på menyn Om datamentor.

Bengt Danebring

Posted in Office 2016, Office 365 | Leave a comment

Visa/Dölj tomt utrymme i Word

Gunnar arbetar med Word och undrar vad som hänt med markören som alltid ligger högst upp på A4 sidan. Han känner heller inte igen den lodräta linjalen till vänster.

Bilden nedan visar hur det ser ut när man dubbelklickat på området strax över A4 sidan. Då finns det ingen möjlighet att komma åt t.ex. sidhuvudet. Och toppmarginalen tycks försvinna, vilket visas på den lodräta linjalen.

Visa dölj tomt utrymme

 

 

Varför någon kläckt denna idé på Microsofts utvecklarteam för Word är oklart. Klart är att dölja det tomma området kan upplevas som mycket förvillande för många Wordanvändare.

 

Posted in Okategoriserade | Tagged | Leave a comment

Villkorsstyrd formatering – nytt exempel

Att använda villkorsstyrd formatering är populärt bland många Excelanvändare. Inte så konstigt då man kan få olika visuella attribut i celler för att fånga ens uppmärksamhet.

Jonas vill t.ex. att cell D4 ska bli gul om värdet i cell B4 är större eller lika med värdet i cell D1. Att enbart använda villkorsstyrd formatering i detta fall går inte, om man inte först kombinerar det med en Om formel. Se bilden nedan.

Villkorsstyrd formatering - nytt exempel

I cell D4 finns formeln =OM(B4>=D1;SANT;””)

Om villkoret uppfylls returneras SANT i cell D4, vilket kan användas i villkorsstyrd formatering. Är B4 mindre än 10 visas ingenting.

Sedan markerar Johan cell D4 och väljer Start, Villkorsstyrd formatering, Ny regel och Formatera endast celler som innehåller.

Villkorsstyrd formatering - nytt exempel-2

Nederst i dialogen väljer han Specifik text innehåller Sant och så formaterar han cellen gul.

Om han inte vill se texten SANT kan han formatera teckenfärgen med samma gula färg som cellens fyllningsfärg.

 

Posted in Excel | Tagged , , | Leave a comment